Jak napisać e-mail? Tak, żeby uzyskać odpowiedź. Wbrew pozorom to sztuka w czasach, kiedy nasze elektroniczne skrzynki pocztowe są przepełnione.
Jeśli dostajesz codziennie kilkadziesiąt lub nawet kilkaset mejli, to wiesz o czym mowa. Czytanie i odpisywanie na mejle pochłania mnóstwo czasu i energii.
Przecież nie ma nic łatwiejszego, jak wysłać (niedorobionego) maila i oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi.
I bardzo często korespondencja e-mail nie pomaga w zwiększeniu produktywności – zamiast zająć się kluczowymi projektami, zajmujesz się sprawami wrzuconymi do twojej skrzynki pocztowej przez innych.
Trudno się dziwić, że pod koniec dnia pojawia się niemiłe wrażenie zmarnowanego czasu.
Są jednak sposoby, żeby pisanie listów elektronicznych ucywilizować. Jak to zrobić?
Jak napisać e-mail. Unikaj tych błędów!
Z pomocą przychodzi artykuł Stephanie Vozza z fastcompany.com. Autorka radzi, żeby przestać denerwować współpracowników mejlami pełnymi błędów.
Vozza rozmawiała z przedstawicielami Boomerang, firmy dostarczającej oprogramowanie pomagające zwiększyć efektywność pracy.
Boomerang zbadał, czego należy unikać, aby pisać lepsze mejle (i dostawać na nie odpowiedzi).
Jak napisać e-mail. 7 powszechnych błędów
- Nie używaj samych dużych liter w temacie wiadomości. To tak, jakbyś krzyczał do odbiorcy, a przecież nikt tego nie lubi.
Boomerang zbadał, że mejle z wciśniętym caps lock o 30 proc. rzadziej dostają odpowiedź. Lepiej po prostu napisać w temacie, że mejl jest ważny.
Uwaga – tylko 28,4 proc. maili z tematem rozpoczętym od małej litery dostało odpowiedź. Dla porównania, e-mail z prawidłowo napisanym tematem ma 32,6 proc. szans na odpowiedź.
2. Niejasny temat – napisanie po prostu „cześć” nie jest optymalnym rozwiązaniem.
Vozza podkreśla, że trzeba zmieniać temat wraz ze zmianą szczegółów rozmowy. Lub rozpocząć nowy wątek.
3. Nieużywanie opcji „do wiadomości”/”ukryte do wiadomości”.
Opcja „do wiadomości” wskazuje od kogo oczekujesz odpowiedzi, a kto ma się tylko zapoznać z informacją z e-maila (nie potrzebujesz jego reakcji).
Opcja „ukryte do wiadomości” umożliwia tajne przekazywanie wiadomości.
Używaj DW i UDW, a zyskasz wdzięczność odbiorców.
4. Niedostosowanie długości e-mail do wagi tematu
Krótkiej mejle są pożądane, jednak z drugiej strony miej pewność, że przekazałeś wszystkie niezbędne informacje.
5. Brak form grzecznościowych na zakończenie
Warto – nie tylko z grzeczności i szacunku – zakończyć e-mail wyrazem „dziękuję” (jeszcze lepiej napisać „z góry dziękuję”).
Tak zakończone listy zwiększają szanse na odpowiedź aż o 36 proc.!
6. Wysyłanie e-maili w poniedziałek
Teoretycznie, nie ma nic złego w wysyłaniu korespondencji elektronicznej w poniedziałek. Jednak Stephanie Vozza zwraca uwagę na pragmatyzm.
Wiele osób słabo znosi pierwszy dzień w firmie po weekendzie. Dlatego mogą nie odpowiedzieć na twoją korespondencję. W dodatku w poniedziałki rozsyłamy więcej negatywnych mejli i robimy więcej błędów.
7. Oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi
Wiele osób spodziewa się, że natychmiast dostanie odpowiedź. To znak czasów, kiedy oczekujemy natychmiastowej gratyfikacji, zauważa Stephanie Vozza.
Tymczasem e-mail, to nie jest sms. Twój odbiorca może mieć ważniejsze sprawy do realizacji na swojej liście „to do„.
