Zarządzanie czasem – oto ćwiczenia, które pomogą ci nabrać dobrych nawyków związanych z prowadzeniem kalendarza i lepszą organizacją pracy.
Dobrego zarządzania czasem nie uczą w szkole (niestety). Nie jest to też umiejętność, która bierze się z powietrza.
Zarządzanie czasem przypomina raczej naukę tańca, ćwiczenie na siłowni czy naukę języka obcego. Trzeba ją trenować, żeby nabrać wprawy – być coraz lepszym i zbierać owoce w postaci lepszej produktywności pracy. Trening czyni mistrza!
Ćwiczeń na lepsza organizację czasu w pracy i życiu prywatnym, jest całkiem sporo. Dziś poznacie dwa proste i skuteczne ćwiczenia.
Spis Treści
Zarządzanie czasem – ćwiczenia
Większość z nas – nawet ci, którzy uważają się za realistów – bywa zbytnimi optymistami. To przejawia się w różnych obszarach życia.
Jak często miałeś tak: znajomy prosi o spotkanie. Po chwili namysłu stwierdzasz, że jutro, a tym bardziej dziś nie znajdziesz dla niego czasu. Dzień masz wypełniony po brzegi ważnymi sprawami.
Jednak na propozycję: „to może za tydzień w środę?” zgodzisz się o wiele łatwiej.
Wielu z nas często przecenie ilość wolnego czasu jaki będziemy mieli w przyszłości. Im dalej do przodu, tym mniejszymi realistami jesteśmy. Tymczasem mija tydzień, jest środowy poranek i zastanawiasz się, jak pogodzić spotkanie ze znajomym z innymi obowiązkami…
I tutaj na scenę wkracza prawo Parkinsona.
Zarządzanie czasem – ćwiczenia: 30 proc. więcej
Prawo Parkinsona mówi, że wykonanie zadania wypełni cały czas, który na nie zaplanujemy.
Masz napisać biznesplan w godzinę? Będziesz pisał przez przynajmniej 60 minut. Przeznaczyłeś 2 godziny na spisanie wad i zalet samozatrudnienia lub zgłębienie tajników PIT z działalności gospodarczej? Tak, spędzisz dwie godziny z długopisem i laptopem.
Prawo Parkinsona można wykorzystać na swoją korzyść. Niektóre osoby dają sobie krótkie terminy na wykonanie zadania, bo wiedzą, że będą bardziej zmobilizowane.
Jeden z przedsiębiorców nie zabiera ze sobą kabla do ładowania laptopa – wie, że musi uporać się z pracą zanim wyczerpie się bateria.
Jednak często w paradę wchodzi nam wspomniany optymizm. Nie jesteśmy mistrzami w przewidywaniu.
Wykonanie zadania zajmuje więcej czasu niż myśleliśmy. Jeśli nasza lista „to-do” jest zrobiona „na zakładkę”, to jeden poślizg – nie mówiąc o ich kulminacji – sprawi, że misterny plan dnia legnie w gruzach.
Pierwsze ćwiczenie polega na notowaniu ile czasu zajęło wykonanie czynności, a ile planowałeś.
Jeśli po 1-2 tygodniach okaże się, że faktycznie zbyt optymistycznie planujesz swój dzień pracy, to zastosuj zasadę: na każde zadanie przeznacz przynajmniej 30 proc. więcej czasu niż początkowo zamierzałeś.
Zarządzanie czasem – ćwiczenia: najważniejsza rzecz
Ustalenia priorytetów jest trudne. Trzymanie się priorytetów jeszcze trudniejsze. Dlatego drugie ćwiczenie dotyczy wyboru najważniejszych spraw do załatwienia i ich realizacji.
Gary Keller, autor „Jednej rzeczy”, promuje ideę, żeby skupić się każdego dnia na jednym ważnym „tasku” – zadaniu, którego wykonanie sprawi, że wszystko inne będzie łatwiejsze lub nawet niepotrzebne.
Oto ćwiczenie: pomyśl codziennie, jakie zadanie zasługuje na miano jednej rzeczy.
Przez tydzień rób to „na sucho”.
Skup się na doskonaleniu umiejętność wyszukiwania tego jednego, jedynego zadaniu, którego wykonanie da ci maksimum rezultatów (zasada Pareto).
Po tygodniu zacznij wprowadzać w życie ideę jednej ważnej rzeczy. Potrzebujesz więcej czasu? OK, nie ma pośpiechu.
Działaj jak przy nabieraniu dobrych nawyków – rób możliwie małe kroki, odnoś sukces, a potem zwiększaj trudność. Najpierw naucz się planować, a dopiero potem wprowadzać plany w życie.
Obserwuj, co musisz zrobić w pracy czy firmie, żeby zrealizować to zadanie. Jakie są przeszkody? Kto może być twoim sojusznikiem? Na początku robisz to wszystko w myślach.
Dzięki temu ćwiczeniu o wiele łatwiej będzie ci wyznaczać priorytety, a później je realizować w ogniu biznesowej walki.
