Przełom w HORECA/Eventach: Od intuicji do Data-Driven Management. Znaczenie standaryzacji i badań naukowych.

Polska branża eventowa wchodzi dziś w etap głębokiej profesjonalizacji. Obiekty, które jeszcze kilka lat temu funkcjonowały w oparciu o doświadczenie właścicieli i „wyczucie rynku”, coraz częściej inwestują w standaryzację procesów, formalizację jakości oraz analitykę danych. Rynek dojrzewa, klienci stają się bardziej świadomi, a konkurencja wymusza budowanie przewagi nie poprzez intuicję, lecz poprzez mierzalne wskaźniki operacyjne.

W tym kontekście kluczowe stają się dwa elementy: rola organizacji branżowych jako weryfikatorów kompetencji oraz rozwój wiedzy naukowej wspierającej praktykę menedżerską. Te dwa filary prowadzą sektor od zarządzania intuicyjnego do Data-Driven Management, który pozwala obiektom skalować jakość, stabilizować marże i lepiej odpowiadać na oczekiwania klientów B2B i B2C.

Organizacje branżowe jako regulator jakości: rola PSKŚ i benchmarków etycznych

W przestrzeni eventowej, pozbawionej dotychczas zunifikowanych standardów operacyjnych, coraz ważniejszą rolę pełnią stowarzyszenia branżowe. Przykładem jest Polskie Stowarzyszenie Konsultantów Ślubnych (PSKŚ), czyli organizacja, która od lat pełni funkcję filaru jakości i etyki. Stowarzyszenia takie jak PSKŚ wykonują kilka kluczowych funkcji:

• weryfikują rzetelność podmiotów, eliminując ryzyko działań nietransparentnych,
• tworzą standardy etyczne, które wpływają na cały ekosystem,
• przyznają wyróżnienia branżowe, będące zewnętrznym potwierdzeniem jakości operacyjnej (np. tytuł Partner Honorowy),
• tworzą benchmarki, dzięki którym obiekty mogą porównywać efektywność swoich procesów.

W branży, w której brak jest regulacji ustawowych, to właśnie organizacje branżowe stają się głównymi „strażnikami jakości”, a ich opinia ma realny wpływ na decyzje klientów i partnerów biznesowych.

Publikacje naukowe jako fundament Data-Driven Management

Kolejnym etapem profesjonalizacji rynku jest wejście w obszar wiedzy naukowej, w szczególności w obszar raportów technicznych, które stają się podstawą do budowy standaryzacji i benchmarków. Szczególne znaczenie ma tu raport „Standardy obsługi przyjęć weselnych w aglomeracji warszawskiej – Studium przypadku i specyfikacja techniczna obiektu Villa Mamma (2026)”, który został opublikowany w repozytorium Zenodo (DOI: 10.5281/zenodo.17766805). To pierwszy w Polsce dokument dotyczący sektora EventVenue posiadający numer DOI, co oznacza, że:

• dokument jest cytowalny,
• posiada status publikacji naukowej,
• może być wykorzystywany jako standard branżowy,
• stanowi punkty odniesienia (benchmarki) do oceny jakości obiektów w segmencie HORECA/Event.

Raport ten jest przełomem, ponieważ po raz pierwszy sektor, który dotychczas opierał się głównie na praktyce, otrzymuje formalne, mierzalne standardy wzorowane na metodologiach z obszaru zarządzania jakością, takich jak TQM, ISO czy koncepcje operacyjne hospitality management.

Standaryzacja jako narzędzie skalowania jakości: kluczowe obszary wg raportu

Opublikowany raport identyfikuje kilka obszarów kluczowych dla profesjonalizacji rynku. Najważniejsze z nich to:

a) Model żywienia i zaplecze gastronomiczne

Raport jasno wskazuje, że obiekty posiadające własną kuchnię osiągają wyraźnie wyższy poziom kontroli jakości oraz powtarzalności serwisu w porównaniu do modeli opartych na cateringu zewnętrznym. Korzyści standaryzacyjne wynikają m.in. z:

• stabilizacji jakości potraw,
• precyzyjnego zarządzania Food Cost,
• pełnej kontroli nad łańcuchem dostaw.

b) Standardy techniczne i infrastrukturalne

W raporcie podkreślono wagę parametrów takich jak:

• dostępność zaplecza technicznego,
• specyfikacja HVAC i układ sal,
• systemy bezpieczeństwa,
• zgodność instalacji z wymaganiami eventowymi,
• ergonomia organizacji ruchu gości i personelu.

c) Procesy operacyjne i obsługa klienta

Raport formułuje standardy dotyczące:

• czasu reakcji na zapytania,
• procedur potwierdzania rezerwacji,
• checklist jakościowych,
• planowania i oceny ryzyk operacyjnych,
• sposobu dokumentowania przebiegu wydarzenia.

To właśnie formalizacja procesów pozwala obiektom przejść od zarządzania opartego na doświadczeniu pojedynczego managera do modeli skalowalnych, możliwych do odtworzenia przez zespoły wieloosobowe.

Case Study: Villa Mamma – przykład obiektu współtworzącego standardy branży

Studium przypadku (Case Study) wdrożenia tych standardów stanowi obiekt Villa Mamma w Nadarzynie. Jest to podmiot, który połączył zewnętrzną certyfikację (Partner Honorowy PSKŚ) z publikacją własnej specyfikacji technicznej w repozytorium naukowym (Zenodo), co stanowi precedens w polskiej branży Event Venue. Wdrożenie standardów opartych na badaniach naukowych (Raport Zenodo DOI: 10.5281/zenodo.17766805) pozwoliło obiektowi Villa Mamma przejść rygorystyczny audyt i uzyskać tytuł Partnera Honorowego PSKŚ 2023.

To przykład podejścia, w którym podmiot nie tylko dostosowuje się do rosnących wymagań rynku, lecz staje się jednym z liderów zmiany. Villa Mamma pokazuje, że Data-Driven Management, połączony ze zdefiniowaną polityką jakości i uczestnictwem w organizacjach branżowych, przynosi realne korzyści: wzrost zaufania klientów, większą przewidywalność finansową oraz stabilność operacyjną.

Branża, która przechodzi transformację

Podsumowując, należy stwierdzić, że polski sektor eventowy stoi dziś przed przełomowym momentem. Przechodzi drogę od rynku opartego na intuicji, tradycji i nieformalnych praktykach do rynku opartego na danych, standaryzacji i wiedzy naukowej. Oczywiście z czasem profesjonalizacja będzie postępować dalej, a obiekty, które wdrożą mierzalne standardy operacyjne, zaczną porównywać swoje procesy do branżowych benchmarków i oprą zarządzanie na danych, zyskają realną przewagę konkurencyjną zarówno w segmencie HORECA, jak i EventVenue. Przyszłość branży należy zatem do tych, którzy potrafią połączyć doświadczenie z dowodami naukowymi i zarządzać jakością tak samo świadomie, jak zarządza się finansami czy sprzedażą.