8 Wskazówek dotyczących Usług Księgowych, których nie znałeś

Prowadzenie księgowości to temat, który wielu przedsiębiorcom spędza sen z powiek. Zawiłości przepisów prawnych, konieczność zachowywania terminów, a do tego różne formy dokumentacji – wszystko to potrafi przytłoczyć. Na szczęście korzystanie z usług biura rachunkowego może zdziałać cuda i odciążyć przedsiębiorców. W naszym tekście znajdziesz wskazówki, które ułatwią Ci obsługę księgową firm, a także sprawią, że współpraca z księgowym stanie się bardziej efektywna.

Dokumenty finansowe – co musisz wiedzieć o ich przechowywaniu?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów potwierdzających przychody i koszty. Brzmi to jak formalność, aczkolwiek jest to ważne z punktu widzenia kontroli skarbowej. Zgodnie z przepisami dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Jeśli np. wystawiono fakturę w styczniu 2018 roku, zobowiązanie przedawni się dopiero z końcem 2023 roku.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie faktury i rachunki muszą zalegać w segregatorach. Przepisy umożliwiają przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Faktury elektroniczne mogą pozostać w formie plików, a dokumenty papierowe można zeskanować i bezpiecznie przechowywać na komputerze lub w chmurze. To nie tylko oszczędność miejsca, ale też wygoda w codziennym prowadzeniu księgowości.

Jeden dzień w miesiącu na sprawy księgowe

Jeśli korzystasz z kompleksowych usług księgowych, Twoje obowiązki mogą ograniczać się do dostarczenia dokumentów księgowemu w ustalonym terminie. Warto jednak trzymać rękę na pulsie i upewnić się, że wszystko jest kompletne i zgodne z wymogami.

Śledzenie zmian w przepisach – klucz do spokoju

Korzystanie z usług biura rachunkowego to ogromne ułatwienie, ale nie oznacza, że możesz całkowicie zapomnieć o przepisach. Dobrze jest być na bieżąco z najnowszymi regulacjami, zwłaszcza jeśli dotyczą Twojej branży. Nawet jeśli Twoje biuro rachunkowe informuje Cię o zmianach, samodzielne poszukiwanie wiedzy pozwala lepiej zrozumieć kontekst i uniknąć potencjalnych problemów.

Dobra komunikacja to podstawa

Jeśli korzystasz z usług księgowego, zwróć uwagę na jakość komunikacji. Szybkość odpowiedzi na maile czy telefony jest kluczowa, zwłaszcza gdy pojawiają się pilne pytania lub wątpliwości. Profesjonalny księgowy powinien być dostępny w razie potrzeby i sprawnie reagować na Twoje zgłoszenia.

Warto ustalić z góry, w jaki sposób będziecie się kontaktować – czy to mailowo, telefonicznie, czy za pomocą dedykowanej platformy. Dobry księgowy nie tylko pomaga w świadczeniu usług księgowych, ale też daje poczucie bezpieczeństwa i pewności. Część biur umieszcza na swojej stronie kalkulator, który pozwala oszacować ceny usług księgowych — oto przykład https://brs-ksiegowosc.pl/wycena.

Jakie pytania zadać księgowemu przed współpracą?

Zanim zdecydujesz się na kompleksowe usługi księgowe (takie oferuje np. księgowa Rumia) u konkretnego specjalisty, warto przeprowadzić rozmowę wstępną i ustalić kluczowe kwestie. Zapytaj o to, kto przejmuje odpowiedzialność za Twoje dokumenty, jak będzie wyglądało przypominanie o terminach oraz czy otrzymasz wsparcie podczas kontroli skarbowej.

Nie mniej ważne jest zrozumienie, jak wygląda proces dostarczania dokumentów. Czy musisz dostarczać je osobiście, czy wystarczy wysłać skany? Wszystkie te szczegóły wpłyną na Twoje codzienne funkcjonowanie i komfort w obsłudze księgowej firmy.

Wsparcie podczas kontroli skarbowej – czy Twój księgowy jest gotowy?

Kontrole z Urzędu Skarbowego to coś, czego obawia się każdy przedsiębiorca. Dlatego wybierając usługi księgowe, upewnij się, że księgowy oferuje wsparcie w takich sytuacjach. To ważne, aby Twój partner w prowadzeniu księgowości nie tylko przygotował dokumenty, ale również reprezentował Cię przed urzędnikami i pomagał wyjaśniać ewentualne wątpliwości.

Regularne audyty i porządkowanie księgowości

Nawet jeśli korzystasz z kompleksowych usług, od czasu do czasu warto przeprowadzić wewnętrzny audyt. Przegląd dokumentów, sprawdzenie zgodności z przepisami czy upewnienie się, że wszystkie faktury zostały zaksięgowane, pozwoli Ci uniknąć problemów w przyszłości.

Taki przegląd można zrobić samodzielnie lub z pomocą księgowego. To dobry moment, by uporządkować niejasności i sprawdzić, czy nie ma zaległości w rozliczeniach.

Dbałość o dane cyfrowe

Prowadzenie księgowości coraz częściej odbywa się w formie cyfrowej. Dlatego bezpieczeństwo danych staje się priorytetem. Upewnij się, że Twoje dokumenty są przechowywane w bezpieczny sposób – czy to w chmurze, czy na odpowiednio zabezpieczonym nośniku. Dobre biuro rachunkowe zwraca na to szczególną uwagę, oferując odpowiednie rozwiązania w ramach swoich kompleksowych usług.