Skuteczne, a przede wszystkim bezpieczne niszczenie dokumentów pozwala podnieść rangę przedsiębiorstwa. Podmioty będące w posiadaniu danych wrażliwych, osobowych czy innych chronionych prawnie, są zobowiązane utylizować dokumentację tak, aby jej odtworzenie nie było możliwe. Jak uniknąć wycieku informacji?
Spis Treści
Jakie rodzaje dokumentów przechowywane są w firmach?
Nie wszystkie dokumenty będące w dyspozycji firmy zawierają dane chronione prawnie, ale katalog tych, z którymi należy obchodzić się w szczególny sposób, jest bardzo szeroki. Mieszczą się w nim m.in.:
-
dokumentacja pracownicza – każda, w której znajdują się dane osobowe pracowników, zleceniobiorców, współpracowników,
-
umowy handlowe – zawierane z kontrahentami, firmami outsourcingowymi czy instytucjami publicznymi,
-
dokumentacja patentowa – dotycząca know-how firmy,
-
dokumentacja klientów będących osobami fizycznymi – są to np. kartoteki, umowy, a nawet wiadomości mailowe, w których podawane są dane chronione.
Przechowywanie powyższych dokumentów w formie papierowej albo elektronicznej wymaga wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. Ich utylizacja może natomiast nastąpić po określonym czasie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W tym przypadku również należy dochować staranności, aby informacje niejawne nie wpadły w niepowołane ręce.
Jak uniknąć wycieku informacji? Bezpiecznie niszczenie dokumentów papierowych
W Polsce nie obowiązują ujednolicone przepisy, które wskazywałyby konkretny sposób niszczenia dokumentów. W tym aspekcie najczęściej przywołuje się rozporządzenie RODO, które określa, że dokumentacja powinna być utylizowana tak, aby nie było możliwe ponowne odtworzenie danych. Działanie to zabezpiecza przed wyciekiem informacji tajnych, niejawnych, handlowych oraz danych osobowych. Dokumentacja w wersji papierowej najczęściej utylizowana jest w specjalnych niszczarkach. Więcej na temat tej procedury można dowiedzieć się tutaj: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/. Niszczenie dokumentów w teorii może też odbywać się przy pomocy powszechnie dostępnych niszczarek, ale na ogół wielkość uzyskanych ścinek pozwala odtworzyć zawarte w nich dane.
Niszczenie danych i nośników – jak zrobić to prawidłowo?
W erze cyfrowej zdecydowana większość dokumentów firmowych przechowywana jest w formie elektronicznej. Niszczenie danych wymaga w tym przypadku kompleksowego podejścia – trzeba nie tylko zutylizować nośnik, ale również go zdemagnetyzować. Szczegółowe informacje w tym zakresie można uzyskać na stronie firmy, która zajmuje się m.in. niszczeniem dysków twardych: https://www.destroy.pl/niszczenie-dyskow-twardych/. Samodzielna praca z nośnikiem wymaga posiadania dużej wiedzy technicznej, a często również specjalnych urządzeń, dlatego wiele firm decyduje się zaufać w tej kwestii profesjonalistom.
Skuteczne i bezpieczne niszczenie dokumentów to obowiązek każdej firmy. Profesjonalne podejście pomaga również podnieść rangę i zyskać w oczach partnerów biznesowych oraz potencjalnych kontrahentów. Głównym zadaniem jest prawidłowa utylizacja danych osobowych i poufnych, w tym również tych, które dotyczą bezpośrednio naszej firmy.
