Przechowywanie dokumentów firmowych może być niełatwym zadaniem dla przedsiębiorstw, które zatrudniają dużo osób i obsługują wielu klientów. Gdzie i jak długo należy trzymać niezbędną dokumentację?
Każdy, kto prowadzi firmę wie, jak wiele dokumentów może ona generować. Pewne rodzaje działalności gospodarczych mają ich szczególnie dużo. Może to wynikać na przykład z dużej liczby faktur sprzedażowych i zakupowych czy umów pracowniczych. Przepisy polskiego prawa obligują przedsiębiorcę do przechowywania znaczącej większości tych dokumentów przez określony czas. Nawet jeśli dany rodzaj umowy czy potwierdzenia nie będzie w żaden sposób wymagany prawnie, to i tak z pewnością znajdzie się mnóstwo sytuacji, dla których warto trzymać go na zaś. Przechowywanie dokumentów firmowych jest o wiele prostsze, gdy jej cyfrowe kopie znajdują się w systemie i można nimi kompleksowo zarządzać. Profesjonalne systemy typu low-code do zarządzania i obiegiem oferuje firma archman.pl.
Spis Treści
Jakie dokumenty firma ma obowiązek przechowywać?
Przechowywanie firmowej dokumentacji jest zdeterminowane co najmniej dwoma czynnikami. Pierwszy z nich wynika z obowiązku, jakie nakłada na niego prawo. Drugie z kolei dotyczy względów praktycznych i utrzymania porządku w firmie. Aktualne przepisy jasno określają, jaki typ dokumentów musi być gromadzony. Są to między innymi:
- Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR),
- dokumenty potwierdzające koszty i sprzedaż,
- faktury ewidencjonujące sprzedaż towarów lub usług,
- dokumenty poświadczające spis z natury,
- akta osobowe, potwierdzenia przelewów wynagrodzenia,
- różnego typu umowy, zawierane z kontrahentami i pracownikami.
Gdzie przechowywać firmowe dokumenty?
Podczas przechowywania dokumentacji firmowej należy zadbać o to, aby dostęp do niej miały jedynie uprawnione osoby. Istotne jest także, żeby gromadzone faktury i umowy nie były narażone na zniszczenie, na przykład na skutek pożaru lub powodzi. W przypadku, gdy dokumenty zostaną utracone w niezależny od firmy sposób, nie będzie to stanowić usprawiedliwienia przed organami wymagającymi ich przedłożenia. Niektóre podmioty decydują się na współpracę z wyspecjalizowanymi jednostkami, które prowadzą archiwa na rzecz swoich klientów. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych firm, obracających znacznymi aktywami i danymi oraz przetwarzającymi bardzo wiele faktur i umów.
Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?
Czas przechowywania dokumentów jest narzucony ustawowo i zależny od ich rodzaju. Pierwszą grupę stanowią dokumenty, których okres przechowywania wynosi 5 lat. Obejmuje ona: księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, dokumenty rozliczeniowe, księgi rachunkowe, roczne sprawozdania finansowe, ewidencje i rejestry podatkowe. Inna grupa dokumentów musi być przechowywana przez 10 lat. Zaliczają się do niej: dokumenty rozliczeniowe do ZUS, zgłoszenia ZUS IWA oraz pozostała dokumentacja pracownicza. Przez okres 50 lat firma ma obowiązek gromadzić dokumentację pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.
