Wystąpienia czy przemówienia firmowe to kluczowy moment na przekazanie pracownikom istotnych informacji, zmotywowanie do działania, czy zorganizowanie burzy mózgów. Aby takie spotkanie odniosło sukces, należy zadbać o właściwą jego organizację na każdej płaszczyźnie. Jak przygotować się do konferencji z zespołem?
Określenie koncepcji działania
Solidnie zaplanowane spotkanie powinno zrealizować wszystkie założenia, nie męcząc przy tym słuchaczy. Obciążeni zbyt dużą ilością informacji, znużeni wielogodzinnym wystąpieniem raczej wodzą oczami po ścianach i w kierunku drzwi, niż patrzą na omawianą prezentację.
Dobry plan powinien zakładać częstsze, niedługie przerwy, w trakcie których uczestnicy będą mogli zaczerpnąć świeżego powietrza lub napić się kawy. W trakcie prezentacji warto wplatać wątki nieco humorystyczne, odbiegające tematem od myśli przewodniej. Pozwoli to uczestnikom na chwilę rozluźnić się i ponownie skupić na omawianych kwestiach.
Aparycja
Wystąpienie oznacza, że oczy wszystkich zwrócone są na przemawiającego. Schludny ubiór, przemyślane i dopasowane dodatki sprawią, że będziesz prezentować się profesjonalnie. Warto zwrócić uwagę też na mowę ciała. Niektórzy mają kłopot z zarządzaniem swoimi emocjami, o czym świadczy zbyt wysoki i drżący głos, nerwowe strzepywanie niewidocznych pyłków czy poprawianie włosów. Rozsądnym krokiem jest opanowanie technik relaksacyjnych, które przynoszą efekty w momentach największego stresu.
Przed rozpoczęciem
Będąc organizatorem spotkania należy przybyć na miejsce nieco wcześniej i sprawdzić, w jakim stanie jest sala konferencyjna. Wcześniejsze rozłożenie materiałów i przygotowanie sprzętu pozwoli zaoszczędzić czas na nerwowym podłączaniu kabli i szeleście przekazywanych kartek.
Wielogodzinne spotkanie z pewnością będzie wyczerpujące, dlatego warto zadbać o komfort jego uczestników. W tym celu należy zwrócić uwagę na to, by pomieszczenie było dokładnie przewietrzone, wysprzątane i wyposażone w niezbędne meble. Szczególne znaczenie mają krzesła konferencyjne, których profil trzyma kręgosłup w dobrej pozycji, minimalizując ryzyko wystąpienia bólu, spowodowanego wielogodzinnym przesiadywaniem w jednej pozycji. Wygodne krzesła i odpowiednia wysokość stołu pozwolą uczestnikom jeszcze bardziej skupić się na prezentowanych tematach.
Catering
Spotkanie firmowe, nawet w niewielkim, kilkuosobowym zespole, wymaga przygotowania napojów oraz drobnego poczęstunku. Można zorganizować catering, lecz w nieco oszczędniejszej formie w zupełności wystarczą kawa, herbata i drobne przekąski. Wyżywienie jest ważnym elementem każdej konferencji, a jeśli w planach jest przynajmniej kilkugodzinne spotkanie, warto zadbać również o ciepły posiłek. W takiej sytuacji najlepiej będzie rozważyć usługi firmy cateringowej, serwującą smaczne, pożywne i lokalne dania.
Organizacja konferencji wymaga odpowiednich przygotowań. Należy dopilnować każdego szczegółu, by uniknąć problemów technicznych lub innych niespodzianek. Odpowiednio wdrożony plan sprawi, że spotkanie firmowe z pewnością będzie należeć do udanych.
