Czeka cię trudna rozmowa z pracownikiem lub współpracownikiem? Sprawdź, jakich zasad przestrzegać, żeby załatwić temat i pójść dalej.
Jesteśmy tylko ludźmi i często unikamy trudnych rozmów lub odkładamy je na później. To może być prośba do pracodawcy o podwyżkę lub zwrócenie uwagi niechlujnemu pracownikowi. Wolimy, żeby sprawy szły gładko.
Skąd to się bierze? Joel Garfinkle, trener kadry menedżerskiej, tłumaczy w artykule w „Harvard Business Review”, że po prostu lubimy być lubiani.
Zależy nam na sympatii innych osób. Zazwyczaj unikamy konfliktów.
Dlatego na początku warto zmienić perspektywę. Trudna rozmowa nie musi prowadzić do nieprzyjemnego konfliktu.
Chowanie głowy w piasek nie sprawi, że problemy same się rozwiążą.
Spis Treści
Trudna rozmowa – 4 najważniejsze przykazania
Rozpocznij trudną rozmowę z ciekawością oraz szacunkiem dla siebie i drugiej osoby – wskazuje Joel Garfinkle.
To generalnie rzecz biorąc dobry punkt wyjścia dla każdej komunikacji – nie tylko w sytuacjach kryzysowych.
Skoncentruj się na tym, co słyszysz, a nie na tym, co mówisz.
Problem stary jak świat. Często całą energię skupiamy na tym, co chcemy powiedzieć.
Możemy godzinami dobierać w głowie odpowiednie słowa. Tworzyć scenariusze rozmowy. Zamartwiać się tym, że nie wiemy, co powiedzieć.
Tymczasem Garfinkle radzi: słuchaj z uwagą rozmówcy, obserwuj jego mowę ciała, zrozum, co ma do powiedzenia.
Trudne rozmowy i tak rzadko przebiegają zgodnie z planem – zauważa Garfinkle.
Kluczem do trudnej rozmowy jest więc skupienie się na słuchaniu, refleksji i obserwacji.
Ekspert daje przykład pytania do pracownika, który przekroczył termin: „Widzę, że projekt jest opóźniony. Opowiedz mi o wyzwaniach, przed którymi stoisz”.
Stawiasz pytanie i zamieniasz się w słuch.
Otwartość, neutralność i aktywne słuchanie zachęci drugiego człowieka do wartościowej, konstruktywnej komunikacji. Ty zyskasz informacje, jakie były przyczyny zaistnienia danej sytuacji.
Bądź bezpośredni.
Przejdź do rzeczy zamiast się „skradać”. Otwarta i szczera komunikacja buduje zaufanie.
Prowadź szczerą, pełną szacunku dyskusję, podczas której obie strony otwarcie mówią o szczegółach problemu – wskazuje Garfinkle.
Dzięki temu nawet rozmowa na trudne tematy pomoże wzmocnić prawidłowe relacje z kolegą czy podwładnym.
Są osoby, które czują się niepewnie podczas bezpośredniej rozmowy.
W takim przypadku skup się na pełnej szacunku wymianie zdań. Możesz poprosić rozmówcę, żeby własnymi słowami powtórzył informację, którą przekazałeś. Jeśli trzeba, to upewnij się, że zmierzacie w kierunku rozwiązania problemu.
Trudna rozmowa – nie odkładaj je na „idealny” czas
Nie odkładaj rozmowy.
Mamy czasem skłonność do czekania z trudną rozmową na idealny czas. Tymczasem, jak to bywa, nie ma optymalnego czasu na pewne sprawy.
Zamiast odkładać rozmowę na jakiś idealny czas w przyszłości, kiedy można ją łatwiej przeprowadzić, podejmij ją od razu. Połóż karty na stole, aby rozwiązać problem i przejść dalej – radzi ekspert.
Joel Garfinkle proponuje:
- daj sobie lub swojemu towarzyszowi trochę czasu na ochłonięcie, jeśli to konieczne
- zaplanuj ogólny zarys tego, co chcesz przekazać i pożądanego rezultatu
- potem porozmawiaj i przygotuj plan, aby pójść dalej
Spodziewaj się pozytywnego wyniku.
Nie skorzystasz z powyższy rad, jeśli będziesz spodziewał się eskalacji konfliktu.
Zamiast myśleć „To będzie katastrofa!”, mów sobie: „Ta rozmowa poprawi nasze relacje„.
Już taka zmiana perspektywy dramatycznie zwiększy szanse na rozwiązanie problemu.
Skoncentruj się na długoterminowych korzyściach, jakie rozmowa stworzy dla waszej relacji. Kiedy twoja uwaga skupi się na pozytywnych wynikach i korzyściach, twój proces myślenia i wewnętrzny dialog znajdzie się w bardziej konstruktywnym miejscu – podkreśla Garfinkle.
Poczujesz się bardziej komfortowo rozmawiając ze współpracownikiem-krytykantem lub podwładnym, który ciągle nie osiąga dobrych wyników.
