Prowadzisz działalność gospodarczą i zastanawiasz się: faktura czy rachunek, co wystawić klientowi? Nasz przewodnik rozwieje twoje wątpliwości.
Prowadząc działalność gospodarczą musisz dokumentować czynności, które wykonujesz.
Sytuacja jest jasna, jeśli jesteś podatnikiem VAT. Wtedy wystawiasz kontrahentowi fakturę VAT (chyba, że twoja działalność jest zwolniona z podatku od towarów i usług).
Co jeśli nie jesteś vatowcem?
Z podatku VAT jesteś zwolniony jeśli wartość twojej sprzedaży nie przekroczyła 200 tys. zł. Jednak i tak musisz wystawić klientowi fakturę – jeśli tego zażąda.
Spójrzmy na szczegóły.
Spis Treści
Faktura czy rachunek – przewodnik
Fakturą wystawiasz na żądanie klienta. Podobnie dzieje się jeśli sam chcesz wystawić dokument potwierdzający transakcję.
Faktura czy rachunek – nie płacę VAT
Jak powinna wyglądać faktura wystawiona przez przedsiębiorcę, który nie jest vatowcem?
Na dokumencie muszą znaleźć się następujące informacje:
- data wystawienia, a także kolejny numer faktury
- imię i nazwisko/nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwa/rodzaj towaru lub usługi
- miara i ilość/liczba dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cena jednostkowa towaru/usługi
- kwota należności ogółem
Powinieneś pamiętać o kilku ważnych zasadach.
Masz obowiązek wystawić fakturę jeśli klient zażądał jej w przeciągu 3 miesięcy od końca miesiąca w którym dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę. Możesz też z własnej woli wystawić fakturę.
Dopuszczalne jest upoważnienie osoby trzeciej do wystawienia faktury w imieniu i na rzecz podatnika.
Istnieje również samofakturowanie – to sytuacja, kiedy fakturę może wystawić nabywca.
Nie musisz podawać na dokumencie podstawy prawnej zwolnienia z podatku VAT (jeśli nie przekroczyłeś limitu 200 tys. zł). Jednak podaj przepisy jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego.
I teraz sprawa kluczowa.
Jeśli na dokumencie znajdą się wszystkie informacje, które wymieniliśmy wyżej, to nie ma znaczenia czy nazwiesz go „fakturą” czy „rachunkiem”.
Służby skarbowe będą go traktowały jako fakturę!
Jednak panuje zasada, że lepiej umieścić na dokumencie potwierdzającym transakcję słowo „faktura”. W ten sposób unikniesz potencjalnych nieporozumień.
Faktura – czy jest miejsce na rachunek?
Co w takim razie z rachunkiem?
Rachunek, potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, muszą wystawiać podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na żądanie klienta – o ile z innych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury.
Oprócz wystawienia rachunku, klient może też poprosić o fakturę i ma do tego prawo.
Na wystawienie rachunku masz 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru lub od dnia żądania. Klient ma 3 miesiące na poproszenie o rachunek.
Co ciekawe, rachunek powinien zawierać te same elementy, co faktura wystawiona przez przedsiębiorcę, który nie jest czynnym podatnikiem:
- imię i nazwisko/nazwę oraz adresy sprzedawcy i kupującego/wykonawcy i odbiorcy usługi
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku
- wyraz „oryginał” albo „kopia”
- rodzaj i ilość towarów lub wykonanych usług wraz z ceną jednostkową
- ogólną sumę należną (zapisaną liczbowo i słownie)
- czytelny podpis wystawcy rachunku oraz ew. jego pieczątkę
Skarbówka rekomenduje oznaczanie dokumentów potwierdzających dokonaną transakcję sprzedaży nazwą „faktura”.
Faktura także u prowadzących działalność nierejestrową
Prawo pozwala sprzedawać towary lub świadczyć usługi bez rejestrowania firmy. Działalność nierejestrowaną mogą prowadzi osoby, których przychody nie przekroczyły miesięcznie połowy najniższego wynagrodzenia – w 2020 roku to 1300 zł.
Jeśli prowadzisz taką działalność na próbę – mały handel lub nierozwinięte usługi – to i tak musisz wystawiać faktury. Stanie się tak, jeśli zażąda tego klient.
Przedsiębiorca z działalnością nierejestrowaną musi również wystawić rachunek jeśli chce tego osoba której sprzedają towar lub świadczy usługi.
