Dobra plan dnia jest na wagę złota. Rano każdy z nas ma świetny pomysł na kolejne godziny w pracy. Jednak często już w południe wszystko leży w gruzach.
Dobre zarządzanie czasem przyda się właścicielom biznesów na samozatrudnieniu, właścicielom większych firmy oraz pracownikom etatowym.
Na co zwrócić uwagę, kiedy wieczorem robimy listę zadań na następny dzień?
Wskazówki na temat organizacji czasu znaleźliśmy w artykule Khe Hy na Quartz (qz.com).
Spis Treści
Plan dnia czyli lepsza organizacja czasu
Khe Hy ma 5 wskazówek, które każdemu z nas pomogą poradzić sobie z wyzwaniami.
Na pierwszy ogień idzie jedna z najbardziej popularnych – choć niewykorzystywanych – metod zarządzania czasem.
- Wybierz odpowiednią pracę
Mowa o matrycy Dwighta Eisenhowera, prezydenta Stanów Zjednoczonych.
Eisenhower radził dzielić kartkę na cztery części.
W lewym górnym kwadracie wpisujesz zadania, które są ważne lecz niezbyt pilne
W prawym dolnym zapisz rzeczy nieważna i niepilne.
Sprawy ważne i niepilne umieść w prawym górnym kwadracie
Rzeczy niecierpiące zwłoki choć nieważne zapisz w prawym dolnym kwadracie
Dzięki matrycy zorientujesz się szybko czy twoja organizacja czasu pracy jest prawidłowa. Może się okazać, że poświęcałeś cenne minuty na sprawy, które nie były kluczowe w twoje pracy lub biznesie.
Dlatego stawiaj na zadania, które są ważne choć nie krzyczą na ciebie: „teraz ja, zajmij się mną!”
W zadaniach tych zazwyczaj brakuje terminów, co powoduje, że kusi ich naciśnięcie przycisku drzemki – podkreśla Khe Hy.
2. Zablokuj sporą część czasu na głęboką pracę
Jesteśmy notorycznie rozproszeni przez smartfony i inne urządzenia elektroniczne. Wielu z nas sprawdza telefon nawet 150 razy dziennie.
Przez to tracimy zdolność do jasnego i kreatywnego myślenia.
Optymalnym rozwiązaniem jest głęboka praca – duże kawałki czasu „zabukowane” na najważniejsze zadania.
Co jest ważne? Gary Keller tłumaczy: to sprawa, której załatwienie uprości wszystko lub sprawi, że inne rzeczy będą niepotrzebne.
Dobrym pomysłem na koncentrację uwagi, jest stosowanie techniki Pomodoro. Dzielisz czas pracy na 20-25 minutowe okresy intensywnej roboty i 5 minutowe przerwy w pracy (co pewien czas robisz sobie dłuższą, 20 minutową pauzę).
Zarządzanie czasem – sekretny zasób czyli energia
3. Uważaj na spotkania
Zebrania bardzo często zabierają nam czas i energię potrzebną na efektywną pracę. Godzinna narada z której niewiele wynika potrafi zrujnować najbardziej przemyślany plan dnia.
Khe Hy przypomina, że plany większości z nas pasują do dwóch rodzajów harmonogramów: menedżera i kreatora.
Harmonogram menedżera polega na dzieleniu czasu między spotkania, telefony służbowe, konferencje i pisanie e-mailów. Zazwyczaj menedżerowie organizują swoje dni w godzinne bloki.
Tymczasem kreatorzy – pisarze, artyści, programiści, żeby wymienić typowe przykłady – potrzebują długich odcinków czasu nieprzerwanej pracy.
Sztuka polega na tym, żeby menedżerowie i kreatorzy rozumieli konsekwencje spotkań, które mogą mieć poważne efekty.
Powinniśmy zawsze zadawać sobie pytanie: „Czy to spotkanie jest konieczne?” – podkreśla Khe Hy.
4. Skorzystaj z sekretnego zasobu: twojej energii
Jeszcze niedawno rozmowa o planie dnia skupiała się tylko na czasie. Jak powinna wyglądać organizacja czasu, żeby wycisnąć, co się da z 24 godzin, które każdy z nas ma.
Tymczasem warto pamiętać, o zasobie, który jest kluczowy, a często niezauważany: energią. Energią czyli naszą siłą do działania.
w przeciwieństwie do czasu, który jest skończony, energię można uzupełnić – stwierdza Khe Hy.
Jednak, jak dodaje autor artykułu, większość porad koncentruje się na zwiększaniu wydajności zamiast uzupełniania tego zasobu.
Uzupełnianie „baku” z energią oznacza dbanie o energię fizyczną, psychiczną, emocjonalną i duchową.
Oto przykłady. Energię fizyczną podbudujesz jedząc zdrowsze posiłki podczas przerwy w pracy, emocjonalną odpowiednio reagując na sytuacje stresowe, psychiczną ucząc się wybierać najważniejsze zadania, które przyniosą długotrwałe efekty, a duchową pielęgnując motywację do pracy dzięki znalezieniu większego sensu w wykonywanej pracy.
5. Zjedz tą żabę jak najszybciej
To wskazówka, żeby zabrać się za żabę – największe i często paskudnie nieprzyjemne zadanie – na początku dnia.
Inaczej mówiąc: skończ z prokrastynacją i zabierz się za główne zadanie jak najszybciej. Dopóki masz wystarczająco dużo energii, a twój plan dnia nie został rozbity przez narady i spotkania.
