Spotkanie biznesowe to krótki czas, który może przynieść olbrzymie korzyści dla twojego biznesu. Może też być stratą czasu lub zmienić się w katastrofę. Oto tajniki udanych spotkań.
Spotkanie z inwestorem. Liczysz na podpisanie listu intencyjnego lub nawet lukratywnego kontraktu. Tymczasem 50 minut później rozchodzicie się w poczuciu zmarnowanego czasu i zaprzepaszczonych szans.
Zamiast zarobić pieniądze czujesz frustrację.
Co poszło nie tak?
Postanowiliśmy sięgnąć po najlepsze wskazówki, jak prowadzić spotkanie biznesowe lub zebrania w firmie. Zebrała je Amy Gallo w prestiżowym Harvard Business Review.
Spis Treści
Spotkanie biznesowe i jak je poprowadzić
Pamiętasz zasadę Pareto (zwaną też zasadą 80/20)? W wielu dziedzinach życia większość rezultatów bierze się z niewielkiego wysiłku/nakładów. Tak jest też w przypadku spotkań biznesowych.
Kilkadziesiąt minut rozmowy może dać niezwykłe efekty dla twojej działalności gospodarczej – otrzymasz nowe zlecenia, zdobędziesz biznesowego partnera, znajdziesz dostęp do informacji jak pozyskać środki na projekt.
Dlatego warto poznać zasady dobrego prowadzenia spotkań biznesowych.
Spotkanie biznesowe – to musisz wiedzieć
Oto zestaw wskazówek Amy Gallo.
Im mniej osób na spotkaniu tym lepiej. Znasz to z własnego doświadczenia. Dużo osób = dużo chętnych do zabrania głosu. Bywa też na odwrót. Im więcej uczestników spotkania, tym mniejsza presja, żeby brać w nim czynny udział.
Dlatego w zebraniu nie powinno uczestniczyć więcej niż 7 osób (oczywiście plus/minus).
Masz wtedy szansę zaobserwować mowę ciała każdego z uczestników, a z drugiej strony podczas godzinnego spotkania wystarczy czasu na wystąpienie każdej osoby.
Urządzenia elektroniczne są zakazane. Prosta droga do katastrofy: każdy ma przed sobą laptopa, a w ręku smartfona.
Wszyscy są rozproszenie, nie potrafią i nie mają szansy skupić się na temacie spotkania. Zamiast szukać pomysłów czy rozwiązania, przeglądają mejle lub Facebooka…
Multitasking to zabójcze zjawisko – generuje stres i zmęczenie, a jednocześnie rujnuje produktywność.
Badania pokazują, że multitaskerzy potrzebują o 50 procent więcej czasu na wykonanie zadania i robią przy okazji do 50 procent więcej błędów – tłumaczy profesor Francesca Gino z Harvard Business School.
Postaraj się ograniczyć korzystanie z urządzeń elektronicznych na spotkaniu biznesowym, a skończycie je szybciej i z lepszymi wynikami.
Nie dłużej niż godzinę. Nikt z nas nie jest w stanie myśleć intensywnie przez dłuższy czas. Dlatego staraj się, żeby spotkanie biznesowe czy inne zebranie trwało maksymalnie 60 minut.
Godzina to wystarczający czas, żeby omówić najważniejsze sprawy, zdecydować, co pozostało do zrobienia i rozdzielić zadania.
Naturalnie wszystko zależy od tematu spotkania. Jeśli potrzeba nieco więcej czasu, żeby każdy mógł wyrobić sobie opinie lub podzielić się uwagami, to nie ma powodu nerwowo patrzeć na zegarek.
Spotkanie – aktywność, plan i cel
Upewnij się, że wszyscy będą aktywnie uczestniczyć. Często na spotkania głos zabierają ekstrawertycy, osoby najbardziej pewne siebie, które mają siłę przebicia.
Jednak warto zachęcić do wystąpienia również osoby, które z różnych względów siedzą cicho, ale mogą mieć wartościowe propozycje.
Zwrócenie uwagi na wszystkich uczestników zebrania ma dodatkowy plus – prowadzący pokaże, że każdy jest ważny i może mieć wkład w ostateczny sukces.
Być może jeszcze przed spotkanie warto zachęcić „nieśmiałych” do aktywnego udziału. Będą mieli czas przygotować się i nie zaskoczysz ich prośbą o opinię.
Nigdy nie zwołuj spotkania, żeby tylko przekazać nowości. To jeden z bardziej powszednich grzechów w różnego rodzaju firmach. Dyrektor zaprasza wyznaczone osoby, żeby przekazać im newsy. I to wyczerpuje program zebrania.
Co w tym złego?
Tracicie cenny czas na mówienie o tym, co najpewniej można załatwić mejlem. Upływające minuty, to nie wszystko.
Każde spotkanie „kosztuje” sporo energii, która jest bezcennym zasobem. Pracownicy powinni przeznaczyć ją na skoncentrowaną lub/i kreatywną pracę.
Jeśli chcesz poruszyć na zebraniu aktualne kwestie, możesz to zrobić na końcu i w zwięzłej formie.
Zawsze ustalaj wcześniej harmonogram spotkania i jasno określ jego cel. To powinna być jedna z najważniejszych zasad udanych spotkań biznesowych.
Planując przebieg spotkania oszczędzasz czas i energię jego uczestników. Łatwiej wtedy o przemyślaną dyskusję i podjęcie trafnych decyzji.
Kiedy każdy wie, o czym będzie mowa, ma szansę przygotować się, zebrać informacje i przemyśleć potencjalne pomysły. Na spotkaniu wyjdziecie poza organizowaną na poczekaniu – często jałową – burzę mózgów.
