Produktywność nie zależy od wymyślnych systemów i aplikacji zainstalowanych na smartfonie. Będziesz skuteczny w pracy i biznesie jeśli zrezygnujesz z nieważnych spraw.
Jak to możliwe, że są ludzie, którzy robią więcej w ciągu dnia niż wszyscy inni? Mają rodziny, hobby, różne obowiązki, a jednak ich produktywność jest zdumiewająca – biznes kwitnie, a jeszcze znajdują czas dla siebie i bliskich.
Przecież wszyscy mamy do dyspozycji 24 godziny na dobę.
Odpowiedź jest prosta, choć jak to często bywa, jej zastosowanie w niełatwe.
Jeśli spośród setek rad, jak być bardziej produktywnym, zwiększyć wydajność w pracy i zrobić więcej w krótszym czasie, masz wybrać jedną, to niech będzie to ta.
Spis Treści
Produktywność – najważniejsza zasada
Produktywność w pracy to kwestia wyboru.
Najpierw decydujesz, jaka jest najważniejsza rzecz, którą musisz zrobić. Potem decydujesz z jakich spraw musisz zrezygnować, żeby zrobić miejsce dla tego jednego, najważniejszego zadania.
Przejdźmy do szczegółów.
Być może słyszałeś o zasadzie 80/20 (zasada Pareto). Otóż w wielu dziedzinach życia 80 proc. efektów pochodzi z 20 proc. nakładów lub wysiłków.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to pewnie szybko dostrzeżesz efekty działania tej zasady.
Sprzedając 20 różnego rodzaju koszulek, największy zysk masz z 2-3 modeli. Na 100 klientów, najwięcej problemów sprawia ci 4-5 osób. Jedno usprawnienie kasuje najpoważniejszy kłopot, np. prowadzisz sklep internetowy i wynajmujesz osobę, która za ciebie będzie pakowała i wysyłała towar.
Liczby 80 i 20 są przybliżone – chodzi o zasadę, że znaczące rezultaty można osiągnąć przy stosunkowo niedużym wysiłku. Trzeba tylko wiedzieć, co robić, żeby zwiększyć wydajność.
Zobaczysz różnicę kiedy:
- wynajmiesz specjalistę zamiast samemu robić marketing internetowy
- znajdziesz pomysł na dodatkowy zarobek (np. działalność nierejestrowana) zamiast oszczędzać złotówki na kawie
- zlecisz kampanię AdWords, żeby wreszcie przyciągnąć klientów do stwojego sklepu internetowego
Przykłady można mnożyć. Najważniejsze, żebyś zrozumiał na czym polega zasada 80/20 (zasada Pareto) czyli idea dużych efektów przy małym nakładzie siły i środków.
Jednak możesz zrobić jeszcze więcej.
Produktywność – jedna najważniejsza rzecz
Zasadę 80/20 da się podrasować.
Zamiast grzęznąć w liście rzeczy do zrobienia, spróbuj innego podejścia rekomendowanego przez Gary’ego Kellera w książce „Jedna rzecz”.
Skup się na jednej sprawie, która tego dnia jest najważniejsza. Jak ją wybrać?
Jedna ważna rzecz, to taka po załatwieniu której inne będą łatwiejsze lub niepotrzebne.
Keller nazywa swoją metodę „zasadą 80/20 na sterydach”. Założenie jest proste i trudno z nim dyskutować: każdy człowiek ma określone zasoby czasu i energii.
jeśli więc będziesz starał się wydatkować je na wszystko po trochu, niewiele dokonasz. Musisz zajmować się mniejszą liczbą spraw, które zaczną przynosić większe efekty, a nie rozmieniać się na wiele różnych zajęć, z mizernym skutkiem – radzi Gary Keller
Keller mówi tak: załatw najważniejsze rzeczy, a potem pozwól sobie na spontaniczność i ciesz się z życia.
I jeszcze jedna uwaga: zasada Pareto oraz technika „jednej rzeczy” ułatwi ci pokonanie prokrastynacji – mając jasną listę priorytetów łatwiej uniknąć zwlekania.
Produktywność – pułapka multitaskingu
Jak wszystko, użycie metody 80/20 lub zasady jednej rzeczy wymaga wprawy.
Na początku może być ci trudno skupić się na jednej najważniejszej rzeczy. Setki mejli, telefony, współpracownicy i kontrahenci – to wszystko walczy o twoją uwagę. Dodaj do tego elektroniczne rozpraszacze (Facebook, Instagram, portale informacyjne i plotkarskie) i masz komplet.
Jednak spróbuj codziennie przed pracą zastanowić się jaka jest najważniejsza rzecz, której załatwienie sprawi, że wszystko będzie łatwiejsze lub wręcz niepotrzebne.
Keller stosuje zasadę jednej rzeczy w biznesie i w życiu osobistym. Np. przed powrotem do domu myśli, co mógłby zrobić dla żony czy dzieci.
Być może zaszczepienie idei Gary’ego Kellera w twojej organizacji czy firmie, jest też sposobem na to, żeby produktywność pracowników była większa.
Pamiętaj, że multitasking czyli wielozadaniowość, nie jest dobrą, alternatywną receptą na produktywność.
W tą pułapkę wpadło wiele osób. Łatwo ulec pokusie robienia kilku rzeczy jednocześnie, jednak badania naukowców wskazują, że multitaskerzy szybciej się męczą, są mniej dokładni, bardziej zestresowani i popełniają więcej błędów.
