Produktywność pracy można łatwo zwiększyć. Wystarczy wykorzystać wskazówki, które dla was przygotowaliśmy. Są proste, przetestowane i skuteczne.
Być może będziesz miał wrażenie, że gdzieś już słyszałeś o tych metodach. To dobrze.
Tim Ferriss, wpływowy bloger, przedsiębiorca i autor książek, zauważył, że tajemnice życia ukryte są między słowem „banał”.
Kiedy usłyszysz coś, co wydaje ci się banalne, to nadstaw uszu i posłuchaj uważnie. Jakie rady ignorujesz, bo myślisz, że są oklepane lub szablonowe? Czy możesz je przetestować w życiu? – pyta Ferriss w „Narzędziach tytanów”.
Przejdźmy zatem do dania głównego.
Spis Treści
Produktywność pracy – 10 sposobów na jej zwiększenie
- Bądź maksymalnie skoncentrowany
Gary Keller wymyślił na to „filmowy” sposób. Na czym polega? Pracuj nad jedną ważną rzeczą przez 2 godziny. Tyle trwa zazwyczaj film. Niezbyt długo i niezbyt krótko.
Będziesz zaskoczony widząc ile dobrej roboty można wykonać przez ten czas.
Keller podpowiada: wybierz najważniejszą rzecz („jedną rzecz”), której załatwienie sprawi, że cała reszta będzie łatwiejsza lub nawet niepotrzebna.
2. Skończ z multitaskingiem
Nikt nie jest w stanie wykonać znaczącej pracy jeśli jedną ręką pisze mejla, drugą trzyma telefon i rozmawia ze współmałżonkiem, a jednocześnie zagląda na konto na Facebooku.
Multitasking nie działa. Lub inaczej: działa, tyle, że rujnuje produktywność. Sprawia, że czujesz się zmęczony i zestresowany (a praca trwa o wiele dłużej).
3. Blokuj czas
Zastanów się rano, jakie masz ważne (naprawdę ważne) zadania do zrobienia tego dnia.
Masz już gotową listę? Świetnie! Teraz postaraj się zgromadzić podobne zadania w jednym bloku czasowym.
Masz przygotować biznesplan więc rezerwujesz 60 minut na np. zebranie informacji o konkurencji oraz przygotowanie scenariuszy działania na wypadek kłopotów z dostawcami.
Chcesz wiedzieć jak założyć działalność gospodarczą? Zaplanuj czas na przejrzenie serwisu CEIDG oraz portali z radami dla przedsiębiorców, wynotuj dokumenty, które musisz zgromadzić oraz sprawy i decyzje do podjęcia (np. rodzaj opodatkowania).
Liczysz budżet, zastanawiasz się jak oszczędzać środki firmy? Poczytaj na czym polega leasing, jak państwo pomaga przy nowej inwestycji i czy przysługuje ci ulga na start.
4. Najważniejsza rzecz na początku
Naukowcy nie mają wątpliwości: większość z nas jest najbardziej produktywna do południa. To mniej więcej 2-2,5 godziny, kiedy jesteśmy na szczycie możliwości jeśli chodzi o kreatywność i sprawność intelektualną.
Dlatego najważniejsze lub najtrudniejsze zadania staraj się wykonać do godz. 12.
Po południu nie tylko jesteś coraz bardziej zmęczony. Z doświadczenia wynika, że rośnie wtedy szansa na niespodziewane sytuacje alarmowe lub np. pilne zlecenia od szefa. Może się okazać, że ugrzęźniesz w sprawach nagłych, ale niekoniecznie ważnych.
Produktywność pracy – odłóż telefon
5. Wypróbuj metodę Pomodoro
Masz kłopot ze skupieniem się na najważniejszym tego dnia zadaniu? Jest ratunek! To technika Pomodoro.
Idea jest taka: pracujesz nad jedną rzeczą przez ok. 20-25 minut, a potem masz 5 minut przerwy. Po 3-4 takich sesjach robisz dłuższy, ok. 20 minutowy odpoczynek. Praca i odpoczynek mogą być trochę dłuższe lub krótsze. To zależy od ciebie.
Najważniejsze: jak pracujesz to pracujesz – nie ma zaglądania na media społecznościowe czy pogawędek z kolegami. Odpoczynek też jest uczciwy. Wstajesz do komputera, idziesz coś zjeść lub na spacer.
Technika Pomodoro wymaga pewnej wprawy, jednak to świetny patent na sprawną organizację pracy.
6. Wyloguj się
Podczas pracy nad ważnym zadaniem, staraj się ograniczyć do minimum wszystko, co może cię rozpraszać.
Królem wśród rozpraszaczy są urządzenia połączone z internetem. Dlatego spróbuj wyłączyć powiadomienia o nowych wpisach na Facebooku czy mejlach, które trafiły do skrzynki. Sprawdzisz je później.
Możesz odłączyć się od internetu? Świetnie – zniknie pokusa zaglądania na ulubione serwisy.
Naturalnie bardzo dużo zależy od pracy, którą wykonujesz. Jeśli telefon jest twoim narzędziem, to trudno go wyłączyć. Być może zajmujesz się marketingiem internetowym – pozycjonowanie stron internetowych i content marketing, to twój chleb powszedni. Nie możesz tak po prostu wyłączyć mediów społecznościowych czy odłączyć się od sieci.
Możesz natomiast spróbować innego sposobu.
Rób przerwy i oderwij się od monitora laptopa czy wyświetlacza smartfona. Nawet na kilka, kilkanaście minut. Być może dasz radę wyznaczyć i utrzymać czas/miejsce bez urządzeń elektronicznych – np. po 23 odkładasz telefon i nigdy nie zabierasz go do sypialni.
7. Smartfon mnie rozprasza w pracy, co zrobić?
Telefon masz wszędzie ze sobą i wszędzie jest wi-fi. Trudno ci pokonać pokusę zaglądania na Facebooka, Instagram lub ulubione portale.
Psycholog Larry Rosen proponuje następującą sztuczkę: zaglądaj media społecznościowe/ulubione witryny co 15 minut i tylko na minutę.
To na początek. Po 3-4 dniach wydłużaj przerwy w korzystaniu z internetu na smartfonie o kolejnych kilka minut. Powtarzaj taki cykl, a masz szansę na zwalczenie złego nawyku przeszkadzającego w pracy.
Produktywność pracy – odchudzona lista zadań i sen
8. Odchudź listę zadań
Na twojej liście to-do powinny być tylko najważniejsze zadania. Jeśli umieszczasz tam standardowo 10 lub więcej „tasków”, to ryzykujesz, że poświęcasz czas i energię na błahostki.
Skreślanie kolejnych zadań z listy jest przyjemne. Jednak chodzi o coś innego – rzeczywiste załatwianie ważnych spraw i rozwiązywanie problemów.
9. Pamiętaj o prawie Parkinsona
Praca wypełni zajmie tyle czasu ile na nią przeznaczysz. Znasz to pewnie z własnego doświadczenia.
Dlatego warto wyznaczać sobie surowe ramy czasowe: skończę analizę SWOT do godz. 11.30, zlecę kampanię AdWords za 15 minut, przeczytam i odpiszę na wszystkie mejle w 40 minut, zarejestruję firmę przez internet do godz. 12 itd.
Możesz posunąć się jeszcze dalej, np. Joel Runyon, pisarz i przedsiębiorca nie ładuje laptopa – wie, że musi skończyć robotę zanim wyczerpie się bateria. Inny sposób: obiecuje pieniądze przyjacielowi, jeśli przekroczy termin wykonania zadania…
10. Wyśpij się
Na koniec być może najważniejsza wskazówka: zadbaj o sen!
Większość dorosłych ludzi potrzebuje 7-9 godzin snu. Szczęśliwców, którzy rzeczywiście obejdą się kilkoma godzinami głowy na poduszce, jest może 3 na 100 osób.
Tymczasem wielu z nas jest chronicznie niewyspanych i myśli, że to naturalny stan.
Efekt: rozdrażnienie, senność, niższa sprawność intelektualne, szybsze zmęczenie i gorsza produktywność pracy.
Unikniesz wielu problemów darując sobie dodatkowe 1-1,5 godziny snu.
