Technika Pomodoro to prosty i sprawdzony sposób na dobrą organizację pracy. Sprawdź na czym polega ta metoda i dlaczego warto jej użyć. Będziesz zaskoczony!
Chaos pracy biurowej – każdy zna to z własnego doświadczenia. Dziesiątki telefonów, mejle sypiące się jak z otwartego worka, koledzy i koleżanki, którzy właśnie teraz chcą pogadać, niecierpiące zwłoki zebrania i zadania do realizacji. Mnóstwo zadań.
Naturalnie taka atmosfera sprzyja multitaskingowi, ale niszczy produktywność.
Jak temu zaradzić? Ostatecznie, na koniec dnia, chcemy przecież poczuć, że zrobiliśmy coś wartościowego. Coś więcej niż przerzucanie papierów czy wysyłanie mejli.
Spis Treści
Technika Pomodoro – sposób na dobrą organizację pracy
Świetnym rozwiązaniem, które poprawi waszą produktywność jest technika Pomodoro.
Pomodoro przyda się nie tylko w biurze. Jeśli masz własny biznes, prowadzisz działalność gospodarczą, a może całkiem sporą firmę lub małą działalność nierejestrowaną – też docenisz tą technikę!
Zacznijmy od początku.
Produktywna praca wymaga skupienia i koncentracji. Przeskakiwanie z jednego zadania na drugie temu nie sprzyja.
Praca przez 10 minut nad kosztorysem, potem 13 minut nad biznesplanem, kilka minut na rozmowę telefoniczną, powrót do kosztorysu – w przerwie rzut okiem na Facebooka lub portale internetowe – i tak dalej. Efektem jest stres, zmęczenie, miernej jakości wyniki.
Jak tego uniknąć i zrobić więcej niż zwykle?
Dobra organizacja pracy – blokowanie zadań
Dobra organizacja pracy będzie zdecydowanie łatwiejsza jeśli zaczniesz od blokowana zadań.
Pomysł jest prosty (choć nie zawsze łatwy w realizacji) – wykonywanie zadań o podobnym charakterze w jednych blokach czasowych.
To trochę jak z załatwianiem spraw domowych: jedziesz na siłownię, potem robisz zakupy, a wracając wpadniesz na pocztę odebrać przesyłkę. Wszystko w jednym pakiecie, żeby nie tracić czasu i energii.
Spróbuj podobnego sposobu w pracy.
Staraj się pisać i odpisywać na mejle w jednym bloku (zamiast wracać do nich co kilka, kilkanaście minut). Rezerwuj czas na wykonanie za jednym zamachem wszystkich telefonów. Spróbuj wybrać najważniejsze tego dnia zadanie i zająć się tylko nim.
Blokowanie zadań, to pierwszy krok do zrozumienia jak działa technika Pomodoro.
Technika Pomodoro – podstawy
Metoda Pomodoro zakłada podział czasu na intensywną pracę nad jednym zadaniem i przerwy.
Pracuj przez 20 minut, a potem rób 5 minut przerwy. Tak wygląda jedna sesja Pomodoro Liczba minut jest umowna, to może być równie dobrze 15 lub 25 minut.
Po 4-5 takich sesjach przychodzi czas na dłuższy odpoczynek trwający np. 20 minut.
Czas na zadanie jest święty – jeśli masz przygotować analizę SWOT, to odkładasz wszystko inne i pracujesz nad spisaniem swoich silnych i słabych stron. Nie rozpraszasz się na inne sprawy.
Natomiast przerwa oznacza, że odchodzisz od komputera i robisz coś off-line – jesz jabłko, robisz kawę lub po prostu idziesz na spacer.
Najprawdopodobniej nie zostałeś nauczony takiej organizacji pracy w domu lub szkole. Dlatego na początku może wydawać się nienaturalna. Nie ma co liczyć na miłość od pierwszego wejrzenia.
To normalna reakcja.
Techniki Pomodoro najlepiej na początku próbować małymi kęsami. Zacząć od jednej sesji na dzień. Potem dwóch, trzech, czterech.
W ten sposób przyzwyczaisz się do nowej organizacji pracy, zauważysz jakie masz z niej korzyści.
Po pewnym czasie wypracujesz nawyk i w pełni skorzystasz z błogosławieństwa skupionej pracy nad jednym wybranym zadaniem.
Technika Pomodoro – jak pokonać problemy
Na początku nie będzie łatwo. Jeśli pracujesz w domu lub jesteś szefem firmy, to twoim największym wrogiem okażą się przyzwyczajenia i prokrastynacja – nieodparta chęć, żeby oderwać się od zadania i zająć oczy i umysł czymś błahym.
W biurze lub dużej sali w korporacji możesz mieć problem z mejlami, zebraniami, zagadującymi współpracownikami. Jest i na to sposób.
Jeśli twoja praca nie wymaga ciągłego monitorowania mejli, to zarezerwuje jedną lub dwie sesje w ciągu dnia na uporanie się z pocztą elektroniczną.
Zamiast odbierać połączenia, oddzwoń do wszystkich podczas jednej sesji (może być łączona z sesją mejlową). Wiele osób robi wyjątek i odbiera telefony tylko od szefów i najbliższej rodziny. To praktyczne rozwiązanie.
Współpracownicy. Na rozmowy możesz pozwolić sobie tylko w przerwach. Jasne, trudno odmówić szefowi, który zaprasza do gabinetu. Wszystko zależy od sytuacji i twojego wyczucia – czasem można poprosić przełożonego o przełożenie spotkania za 10 minut.
Technika Pomodoro jest bardzo skuteczna i szybko zauważysz pozytywne efekty. Wymaga przestrzegania zasad – na początku możesz zmagać się z chęcią impulsywnego sprawdzania mejli czy odmawiania sobie pogawędki z kolegą. Jednak jeśli chcesz mieć lepsze rezultaty w pracy, zrobić więcej i lepiej w krótszym czasie, to warto ją wypróbować.
