Zarządzanie czasem – kluczowy temat, dla osób, które chcą osiągnąć sukces, np. w biznesie. Czas przecieka ci między palcami? Zobacz czego powinieneś unikać.
Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny na dobę. Nie mniej, nie więcej. Jak to możliwe, że są tytani – taki Steve Jobs dajmy na to – którzy są w stanie wycisnąć z tego czasu więcej?
Bez dobrego zarządzania czasem trudno zarobić pieniądze. To dotyczy nie tylko miliarderów. Wystarczy, że masz firmę jednoosobową, a brak porządku i priorytetów nieuchronnie sprowadzi na ciebie klęskę.
Sprawdźmy zatem, jakie są największe grzechy jeśli chodzi o zarządzanie czasem pracy.
Spis Treści
Zarządzanie czasem – trzy błędy, których lepiej nie popełniać
Listę błędów zarządzania czasem można ciągnąć niemal w nieskończoność. My skupimy się na podstawach – to z nich bierze się reszta kłopotów.
Marnie przygotowana lista zadań
Wielu z nas lubi wpisywać na listę to-do wszystko – powstaje chaotyczny zsyp ważnych i błahych zadań.
„Napisz biznesplan” sąsiaduje z „kup jabłka w warzywniaku”, „przygotuj analizę SWOT” z „odkurz mieszkanie”, a „zleć kampanie AdWords” ląduje obok „zadzwoń do babci”.
Oczywiście trzeba pamiętać o babci, nie ma o czym mówić. Rzecz w czymś innym.
Wypełniona po brzegi lista zadań przestaje spełniać swoje zadanie.
Owszem, wykreślanie poszczególnych zadań – „kup jabłka na targu” – daje przyjemność. Czujemy, że coś zrobiliśmy. To jednak złudzenie.
Lista na której jest więcej niż kilka – raczej 4 niż 8 – „tasków” staje się bezużyteczna. Nie ma nic wspólnego z dobrą organizacją czasu.
Rozpraszasz swoją uwagę i energię. Pod koniec dnia okazuje się, że coś zostało na liście i masz wyrzuty sumienia, albo wszystko skreśliłeś, lecz brak poczucia posunięcia do przodu rzeczywiście ważnych spraw.
Lepszym rozwiązaniem jest koncentracja na jednym – dwóch bardzo ważnych zadaniach.
Jak je wybrać?
Gary Keller podpowiada: to rzecz, której załatwienie sprawi, że wszystko inne będzie łatwiejsze lub niepotrzebne (jeśli zastanawiasz się, co warto przeczytać, już wiesz: „Jedną rzecz” Kellera).
Skojarzenie z zasadą Pareto, jest właściwe. Zarządzanie czasem polega na wyborcze czynności, która da najlepszy zwrot z wykorzystanych minut i godzin.
Za rzadko mówisz „nie”
Nie możesz skupić się na jednej dwóch najważniejszych sprawach, jeśli zbyt często mówisz „tak”.
Nie chodzi tylko o kolegów czy koleżanki z pracy, którzy proszę o pomoc lub udział w projekcie.
Każdego dnia mamy niemal nieograniczony wybór działań. Pamiętaj: jeśli jednej sprawie powiesz „tak”, to innej musisz powiedzieć „nie”. Doba ma tylko 24 godzin, a musisz jeszcze znaleźć czas dla rodziny, partnera, przyjaciół…
Ostrożnie i z namysłem wybieraj przedsięwzięcia w które się angażujesz. Od tego zależy nie tylko dobra organizacja pracy. Czy rzeczywiście ta sprawa pasuje do twoich priorytetów na ten dzień, ten tydzień, miesiąc, rok?
Robisz kilka rzeczy na raz
Stary „dobry” multitasking… Nie było chyba czasów, który by bardziej sprzyjały rozpraszaniu uwagi, energii i sił.
Dzięki smartfonom mamy wszędzie i o każdej porze dostęp do sieci. Nowe wpisy na Facebooku, zdjęcia na Instagramie, skrzynka pocztowa, newsy na portalach informacyjnych – to wszystko, jest na wyciągnięcie ręki. Nie, na wyciągnięcie palca.
Jeśli pracujesz nad biznesplanem, a jednocześnie rozmawiasz przez telefon i przeglądasz e-maile, to tracisz czas i energię.
Zmęczenie w pracy gwarantowane. Podobnie, jak stres i gorsze efekty pracy. Trudno wtedy mówić o sensownej organizacji czasu pracy.
Tak, umiejętność koncentracji na jednym, ważnym zadaniu nie jest prosta. Na szczęście są narzędzia, po które możesz sięgnąć. Daj szansę technice Pomodoro. Przy odrobinie determinacji i wprawie będziesz zaskoczony rezultatami.
Prawda o zarządzaniu czasem jest brutalna – jeśli nie opanujesz swojego kalendarza i listy zadań, to ryzyko zawieszenia działalności, a nawet likwidacji firmy staje się coraz bardziej prawdopodobne.
