Jak powinna wyglądać dobra organizacja czasu pracy – poznaj 5 sekretów dzięki, którym poprawisz produktywność i zaskoczysz szefów.
Trik polega na tym, żeby zrobić więcej, ale w krótszym czasie (i nie umierając ze zmęczenia). Tymczasem często cały dzień jesteśmy zajęci, a wartościowych efektów brak.
Możesz poprawić produktywność pracy, bez względu na to czy jesteś pracownikiem etatowym, prowadzisz firmę jednoosobową lub jesteś, dajmy na to, komplementariuszem w spółce komandytowej.
Wskazówki, jak powinna wyglądać dobra organizacja czasu pracy, zebrał Eric Barker, autor książki „Barking Up the Wrong Tree”.
Spis Treści
Dobra organizacja czasu pracy – podstawy
Chcesz być lepszym pracownikiem? Przyjrzyjmy się, co proponują badacze. Barker docenia przede wszystkim obserwacje Cala Newporta, który promuję ideę „głębokiej pracy”.
Barker zauważa (za Newportem), że są dwa rodzaje pracy biurowej:
- „Głęboka praca”, kiedy wykorzystujesz swoje umiejętności do tworzenia czegoś wartościowego. Wymaga myślenia, energii, czasu i koncentracji (jej śmiertelnym wrogiem jest multitasking)
- „Płytka praca” czyli wszystkie drobiazgi administracyjne i logistyczne (wysyłanie i czytanie e-maili, spotkania, konferencje, raporty itp.)
Już pewnie zauważyłeś na czym polega paradoks (i dramat) związany z takim podziałem pracy.
Wykonywanie płytkiej pracy powstrzymuje cię przed zwolnieniem z roboty, ale ale promowana jest głęboka praca – podkreśla Barker.
Według badaczy, zdolność do „głębokiej pracy” jest coraz bardziej ceniona na rynku. Tymczasem większość z nas tonie w powierzchownych zadaniach.
Bonus: „głęboka praca” daje satysfakcję, radość z tworzenia i autonomii. „Płytka praca” przeciwnie – często wywołuje stres i negatywne emocje.
Naturalnie dla niektórych osób – kierowników lub odpowiadających za sprzedaż – narady i e-maile, to główne zadania. Jednak dla większości pracowników to „rozpraszacze”, które utrudniają wykonanie znaczących zadań.
Wbrew pozorom oszczędniejsze korzystania z poczty elektronicznej nie kończy się dla korporacji katastrofą. Udowodniły to badania Leslie Perlow z Harvard Business School w znaczącej firmie konsultingowej BCG (po jednym dniu w tygodniu bez e-maila, jej pracownicy mieli więcej satysfakcji, a ich praca zyskała na jakości).
OK, na czym polega zatem dobra organizacja czasu?
Organizacja czasu pracy – 5 zasad
Planuj głęboką pracę, a nie „rozpraszacze”
Zebrania, narady i inne nasiadówki – to wszystko umieszczamy w kalendarzach. Choć często odciągają nas od znaczących zadań lub/i są narzucone przez inne osoby.
Mimo to dostają dedykowane bloki czasu, a twoja prawdziwa praca jest sierotą – mówi Barker.
Skuteczna organizacja czasu wymaga blokowania minut i godzin na zadania, którymi wyróżnisz się, wpłyną znacząco na końcowy wynik pracy, pomogą ci zarobić pieniądze.
To jak z wypełnianiem słoja – najpierw wrzuć duże kamienia, a potem dosyp piasek. Najpierw zaplanuje ważne „taski”, a potem dorzuć spotkania, rozmowy telefoniczne i mejlowanie.
Użyj tablicy wyników
Notuj ile czasu (godzin) przeznaczyłeś każdego dnia na „głęboką pracę”. Będziesz miał czarno na białym informację czy robisz postępy w istotnych dziedzinach pracy.
Ostrożnie mów „tak”
Jeśli jakiejś sprawie mówisz „tak”, to innej mówisz „nie”.
Zawsze o tym pamiętaj, jeśli ciągle godzisz się na pomoc koledze/koleżance lub nie potrafisz odmówić udziału w mało ważnym projekcie.
Nie chodzi o to, żebyś był samolubnym dupkiem. Rzecz w tym, żeby chronić swój cenny czas przeznaczony na ważne dla ciebie zadania.
Barker przywołuje słowa miliardera i człowieka, który o zwycięstwie w biznesie wie wszystko – Warrena Buffetta:
Różnica między ludźmi sukcesu, a ludźmi wielkiego sukcesu jest taka, że ludzie odnoszący wielkie sukcesy mówią „nie” prawie wszystkim.
Wypracuj rytuał „głębokiej pracy”
To dowolne zachowanie, które wprowadzi twój mózg w stan gotowości do skoncentrowanej pracy.
Każdy ma własne rytuały. To może być np. nałożenie słuchawek na uszy, uprzątnięcie biurka, zamknięcie wszystkich niepotrzebnych okien w przeglądarce internetowej itp.
Porozmawiaj z szefem
Boisz się, że po rezygnacji z wykonywania pozorowanej roboty – wysłania mejli i udziału w nasiadówkach – stracisz posadę?
Wyniki „głębokiej pracy” powinny cię obronić. Jednak jeśli chcesz mieć pewność, to porozmawiaj z przełożonym. Wyjaśnij, że chcesz poświęcić czas na zadania, które przyniosą realne efekty. Również i dla niego.
Zaproponuj: potrzebuję 50 proc. czasu zblokowanego na „głęboką pracę”, a 50 proc. na resztę obowiązków.
Warto poprawiać produktywność pracy – być może już niedługo standardem stanie się 4-dniowy tydzień pracy i umiejętność skupionej pracy, wykonania wielu zadań w krótszym czasie stanie się bardzo pożądaną umiejętnością.
Na pytanie, jaka praca jest najlepsza, prawidłowa odpowiedź brzmi: głęboka. Dzięki niej zrobisz więcej w krótszym czasie i przy mniejszym wysiłku. Kto tak nie chce?
