Lista zadań do wykonania – kto jej nie spisuje? Na papierze, on-line w aplikacji na smartfonie. Listy „to do” mają zalety, jednak jest skuteczniejsze narzędzie do zarządzania czasem.
Niewiele osób trzeba przekonywać, że organizacja czasu jest szalenia ważna, poprawia produktywność i całą organizację pracy. To jasne. Jednak, jak ją przygotować?
Wbrew pozorom to sztuka.
Sprawy do załatwienie, prywatne i biznesowe, można zapisywać w kalendarzu. Najczęściej takie notki przybierają postać list „to do” – rzeczy do zrobienia. Jeśli do razu zapisałeś zadanie lub spotkanie, to o nim nie zapomnisz.
Czego chcieć więcej?
Jak wiadomo, dobre jest wrogiem lepszego. Zaraz zobaczysz czemu lista zadań nie jest optymalnym narzędziem do organizacji czasu pracy i czym można ją zastąpić.
Spis Treści
Lista zadań do wykonania – to już przeżytek
Listy „to do” w teorii są prostym i skutecznym narzędziem. Jednak w praktyce zmieniają się w worki na wszystko.
Wrzucasz do nich sprawy ważne i błahe. Spotkanie biznesowe może sąsiadować ze zrobieniem zakupów lub podlaniem kwiatków u mamy. Brak jest priorytetów i jasnej wizji celów działania.
Wykreślanie zadania z listy „to do” sprawia przyjemność. Niestety krótkotrwałą.
Szybko okazuje się, że owszem załatwiłeś sprawę, ale jej waga w skali od 1 do 10, to zaledwie 3. Poświęciłeś czas na coś, co nie przybliża cię do realizacji celów prywatnych lub służbowych.
Listy zadań bywają też zbyt długie. Mają po 10,15 a nawet 20 punktów. Nie masz szans, żeby jednego dnia załatwić wszystko. Wieczorem patrząc na taką listę możesz czuć frustrację. Możesz oskarżać się o brak silnej woli lub marną organizację, bo przecież nie dałeś rady podołać wszystkiemu…
Zamień listę „to do” na „must do”
Dobrze, załóżmy, że zgadzasz się: lista zadań, to nie jest optymalne narzędzie. Co w zamian?
Pójdźmy za radą Gary’ego Kellera, autora książki „Jedna rzecz”. Zróbmy listę zadań, które musisz wykonać. Listę „must do” zamiast listy „to do”.
Na czym polega różnica?
Keller radzi: zapisz na kartce (lub w notce elektronicznej) 3 cele jakie chcesz osiągnąć w tym roku. Te cele muszą mieć formę:
- działania, które podejmiesz
- być konkretne
- leżeć w zasięgu twoich możliwości
- być zrozumiałe dla osoby postronnej
- mieć określony termin realizacji
Np. napiszę powieść do grudnia, która będzie miała 300 stron.
Cele roczne są fundamentem, na którym wszystko zbudujesz.
Ważne: przy numerze jeden zapisz najważniejszy cel. Musisz go zrealizować! Wtedy nawet brak finalizacji celów spod numerów 2 i 3 nie będzie oznaczał klęski.
Cele na miesiąc i na tydzień
Masz gotowe roczne cele? Świetnie, teraz zapisz 3 cele, które chcesz zrealizować w tym miesiącu.
Postępujesz podobnie, jak wcześniej – najważniejszy jest punkt nr 1 czyli ta jedna, najważniejsza sprawa. Wystarczy, że ją zrobisz i już możesz sobie gratulować sukcesu.
Zadania, które musisz wykonać przez miesiąc ustalasz patrząc z perspektywy realizacji celu rocznego. To bardzo ważne!
Tak samo przy wyznaczaniu 3 zadań na najbliższy tydzień. Pierwsza pozycja jest najważniejsza. Na niej koncentrujesz swój czas i energię. Jeśli zostanie ci czas, to robisz punkt nr 2, a potem 3.
Gary Keller radzi skupiać się na sprawach, których wykonanie ułatwi wszystko inne lub sprawi, że pozostałe działania będą niepotrzebne.
Niedziela jest dniem w którym powinieneś znaleźć czas na przegląd tygodnia. Co udało się zrobić, co skończyło się fiaskiem i dlaczego. Czy była to twoja wina czy przyczyny obiektywne sprawił, że nie wykonałeś planu. Np. opiekowałeś się chorym dzieckiem i nie miałeś czasu, żeby dokończyć biznesplan.
Pamiętaj: plany są tylko planami. Życie przynosi niespodzianki i lubi płatać nam mniej lub bardziej przykre figle. Dlatego nie raz i nie dwa poniesiesz klęskę. I dobrze, nic się nie stało. Jeśli nastawiasz się na perfekcjonizm, to z pewnością spotka cię srogie rozczarowanie.
