zarządzanie czasem
pixabay.com

Systemów zarządzania czasem jest dużo. Który wybrać? Proponujemy postawić na klasykę – oto 3 prawdopodobnie najbardziej popularne metody na zarządzanie czasem.

Szczególnie rozpowszechniony jest system zarządzania czasem polegający na inercji – wszystko toczy się siłą rozpędu. Zwolennik tej metody skupia się na tym, co właśnie wpadło mu w ręce lub jest najgłośniej domaga się jego uwagi.

Na szczęście coraz więcej osób widzi, że takie podejście nie sprzyja produktywności pracy. Szukają innych rozwiązań.

Spośród licznych systemów wybraliśmy trzy sprawdzone metody. Wypróbowały je tysiące osób na całym świecie. Od ich opracowania minęły dziesięciolecia. Jednak nadal spełniają swoje zadanie – pomagają zrobić więcej w krótszym czasie i przy mniejszym wysiłku.

A przecież na tym polega produktywność.

Zarządzanie czasem metody – 3 najbardziej popularne

Metody o których za chwilę przeczytasz nie wymagają specjalnego oprogramowania na komputerze czy smartfonie. Możesz je wykorzystać korzystając tylko z kartki papieru i ołówka.

Prawdopodobnie wiele ze spostrzeżeń będzie odpowiadało twoim życiowym doświadczeniom. Tym lepiej – wszystkie techniki mocno trzymają się ziemi.

Oczywiście, to tylko podstawy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, warto przeczytać książki poświęcone tym technikom.

zarządzanie czasem metoda abc
pixabay.com

Zarządzanie czasem metodą GTD (Getting Things Done)

Model wykuty na początku XXI wieku przez Davida Allena.

W Getting Things Done kluczowe jest gromadzenie spraw oraz zarządzanie listami projektów i zadań.

Każdą sprawę, która trafi do ciebie oceniasz pod kątem czy należy coś z nią zrobić. Jeśli tak, to jakie jest najbliższe działanie? Możesz ją załatwić od ręki czy to raczej projekt wieloetapowy?

Jeśli sprawa nie zasługuje na twoją uwagę, to wyrzucasz ją do śmieci lub odkładasz ją na później (do odniesienia się lub podjęcia w przyszłości).

Cały system jest o wiele bardziej złożony. Allen np. proponuje przemyślany sposób radzenia sobie z olbrzymią ilością różnego rodzaju dokumentów, które trafiają na nasze biurka lub wypełniają skrzynki pocztowe.

Perełką w GTD, którą możesz wykorzystać nawet jeśli cały system nie przypadł ci do gustu, jest reguła 2 minut.

Jeśli załatwienie istotnej sprawy, która wpadła do twojej skrzynki zajmie ci 2 minuty lub mniej, to zrób ją bez zastanowienia (w przeciwnym przypadku wyrzuć do kosza lub deleguj).

zarządzanie czasem metodą gtd
pixabay.com

Zarządzanie czasem – metoda ABC

Bardzo prosta i szybka metoda (szczególnie w porównaniu do GTD Davida Allena). Podstawą jest praktyczne wykorzystanie zasady Pareto.

Zasada Pareto mówi, że większość efektów mamy z mniejszości podjętych wysiłków (zasada 80/20).

Metoda ABC polega na podzieleniu kartki papieru na 3 kolumny. Załóżmy, że na początek chcesz zaplanować jutrzejszy dzień. Dobrym nawykiem jest robienie tego wieczorem, dzień wcześniej.

Pod literą A wpisujesz zadania, które musisz wykonać. To priorytety. Do nich zaliczają się najważniejsze zadania. Jak mówi Gary Keller: ich załatwienie sprawi, że reszta będzie łatwiejsza lub niepotrzebna.

Pod literą B zapisz zadania, które możesz wykonać. Nie są szczególnie ważne czy pilne. Możesz je zlecić współpracownikami.

Natomiast litera C skupia „taski” najmniej istotne – do zrobienia po uporaniu się z zadaniami A i B.

Zarządzanie czasem – metoda Eisenhowera

Amerykański prezydent Dwight Eisenhower opracował matrycę zarządzania czasem nazwaną od jego nazwiska.

Kartkę dzielisz na cztery części. Na górze po lewej wpisujesz zadania ważne i pilne. Obok, po prawej, ważne, ale nie pilne. Na dole jest miejsce na sprawy pilne/nie ważne oraz na samym końcu błahe i niepilne.

Cała sztuka według Eisenhowera polega na tym, żeby dobrze określić najważniejsze i najpilniejsze sprawy i zrobić z nich priorytet.

Warto pamiętać, że jest szkoła, która zaleca koncentrację na sprawach ważnych/niepilnych. Dlaczego? Bo często ulegamy pokusie zajęcia się tym, co głośne. Łatwo w ten sposób stracić czas na sprawy, które w dłuższej perspektywie nie przyniosą nam większych pożytków.

Organizowanie czasu pracy nie jest łatwym zadaniem. Dlatego warto robić ćwiczenia z zarządzania czasem. Jesteśmy przekonani, że bardzo szybko opanujesz tę sztukę. Oczywiście z korzyścią dla prowadzonej firmy jednoosobowej, pracy na etacie czy życia prywatnego.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here