Faktura czy rachunek za najem – oto jest pytanie. Co zrobić jeśli wynajmujesz lokal od prywatnej osoby, a chcesz mieć porządek w dokumentach? Znajdź rozwiązanie!
Jeśli wynajmujesz lokal na biuro czy sklep od osoby, która prowadzi działalność gospodarczą, to odpowiedź jest jasna.
Przedsiębiorca z zasady zobowiązany jest wystawić fakturę. W ten sposób potwierdza wykonanie czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Sytuacja może się komplikować, kiedy płacisz za najem lokalu należącego do człowieka, który nie ma działalności (najem prywatny). Co wtedy? Faktura czy rachunek?
Faktura czy rachunek za najem
Zasada jest taka, że osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz nie są płatnikami podatku VAT, nie wystawiają faktur.
Jednak powinny wystawić rachunek w sytuacji, kiedy zażąda tego druga strona transakcji. Tak może być np. w przypadku najmu lokalu.
Najem prywatny również z rachunkiem
Zgodnie z ordynacją podatkową podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek, który potwierdzi sprzedaż lub wykonanie usługi.
Działalność gospodarcza jest tu rozumiana bardzo szeroko. Dotyczy nie tylko osób z formalnie zarejestrowaną działalnością w w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
W takiej definicji mieszczą się ludzie, którzy prowadzą każdą działalność zarobkową we własnym imieniu oraz na własny/cudzy rachunek. Nawet jeśli taka osoba nie jest zarejestrowanym przedsiębiorcą.
Wiemy już, że trzeba wystawić rachunek. Taki dokument musi zawierać:
- imiona i nazwiska (nazwa bądź firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego/wykonawcy i odbiorcy usługi
- datę wystawienia i kolejny numer rachunku
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonywanych usług
- ceny jednostkowe
- ogólną sumę należności zapisaną liczbowo i słownie.
W ten sposób sporządzony rachunek może funkcjonować w obrocie prawnym. Możesz go też użyć do zaliczenia wydatku do kosztów prowadzenia firmy.
Zgodnie z Ordynacją podatkową, rachunek należy wystawić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.
Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Osoba wynajmująca lokal nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru/wykonania usługi.
Warto też na koniec pamiętać, ze fakturę/rachunek na żądanie wystawia osoba prowadząca działalność nierejestrowaną w CEIDG.
