Planowanie zadań w pracy będzie łatwiejsze, jeśli wyznaczysz ostateczny termin ich wykonania. Badania pokazują, że sprawniej poradzisz sobie z ich realizacją.
Wyznaczenie terminu zakończenia zadania jest jednym z elementów skutecznej organizacji pracy. Owszem, bywa stresująca, choć z drugiej strony gwarantuje też mobilizację.
Firmy i osoby używające metody SMART lub jej córki SMARTER, wiedzą, że jednym z elementów jest terminowość celu (osadzenie jej w czasie). Musisz podać, kiedy chcesz osiągnąć cel.
Planowanie zadań – o tym pamiętaj
Naturalnie, wszystko zmienia się, jak mówią żołnierze, po pierwszym wystrzale – życie zmusza nas do weryfikacji planów i dat.
Możesz niecierpliwie czekać na dostawę produktów do sklepu, który chcesz za trzy dni uruchomić w internecie, a tymczasem transport utknął na granicy.
Mimo, to planowanie zadań oraz wyznaczenie dat ich zakończenia przynosi dużo korzyści. Badania naukowców potwierdzają nasze codzienne obserwacje.
Planowanie zadań w pracy
Maayan Katzir i jego współpracownicy z Uniwersytetu w Tel Awiwie przyjrzeli się dlaczego zakreślenie daty końcowej w kalendarzu przynosi korzyści.
Badacze przygotowali dla studentów liczne, niezbyt emocjonującej, zadania do wykonania.
Studentów podzielono na dwie grupy. Jedna wiedziała jaki jest postęp wykonywania pracy – ile zostało im do końca. Pozostali nie mieli takiej informacji zwrotnej.
Co się okazało?
Uczestnicy, którzy byli świadomi tego, jak daleko posunęli się w ramach eksperymentu mieli wyższy poziom wydajności, mierzony ich szybkością i dokładnością – relacjonuje Emily Reynolds z British Psychological Society (na stronie internetowej digest.bps.org.uk).
Efektywna praca studentów była widoczna szczególnie pod koniec eksperymentu. Robili również mniej przerw, choć nie zgłaszali mniejszego zmęczenia.
Najwyraźniej wiedza, że zbliżamy się do końca pracy pomaga nam w mobilizacji.
Jeśli wiemy, że nużące zadanie jest już prawie ukończone, wiemy również, że relaks jest w naszym zasięgu. zaangażowanie w nasze zadanie i robienie mniej przerw oznacza, że te bardziej kuszące możliwości są bliżej – ocenia Emily Reynolds.
Naukowcy, którzy zrobili eksperyment dodają, że jeśli nie wiemy ile potrwa dane zadanie, to prawdopodobnie nie włożymy całej energii w aktywność. Będziemy oszczędzać siły.
Odwrotnie, kiedy ustalimy termin zakończenia zadania. Możemy maksymalnie zaangażować się bez obawy, że zabraknie nam sił.
Kiedy następnym razem będziesz robił listę to do – nie tylko w ramach obowiązków zawodowych – przy każdy zadaniu wyznacz termin jego zakończenie. W ten sposób możesz ułatwić sobie finalizację istotnych zamierzeń. Szczególnie jeśli jednocześnie nie należą do najbardziej pasjonujących.
