Lista „to do” czyli spis zadań, to pewnie jeden z najpopularniejszych sposobów na organizację czasu pracy (wolnego też). Jednak jego prostota bywa zwodnicza. Sprawdź, jak uniknąć wpadek.
Lista zadań – wypisane jedna pod drugą czynności, które powinieneś wykonać danego dnia. Punkt skreślasz po jego realizacji. Prosty sposób na produktywność i zarządzanie czasem.
Jednak jeśli kiedyś robiłeś listy „to do” – większość z nas ma takie doświadczenie – to wiesz, że sprawa w praktyce nie jest taka prosta.
Bywa tak, że pod koniec dnia lista nadal jest pełna. Co gorsze, nie masz poczucia, że popchnąłeś do przodu rzeczy istotne dla twojej kariery czy realizowanego projektu.
Spis Treści
Lista „to do” – co robić, a czego unikać planując zadania
Rebecca Knight z magazynu „Harvard Business Review” przywołuje ekspertów, którzy mówią: często mamy nierealistyczne oczekiwania.
„Większość ludzi jest zbyt optymistyczna – wchodzimy w dzień z oczekiwaniami i planem zrobienia najróżniejszych rzeczy” – zauważa badacz Heidi Grant.
Taki optymizm, to niestety przepustka do rozczarowania i frustracji.
Poczucie winy – „nawaliłem” lub „jestem słabym pracownikiem” – może być w dłuższej perspektywie rujnujące dla twojej kariery zawodowej.
Wystarczy, że kilka dni po kolei nie uporasz się z przeładowaną zadaniami listą i poczucie winy spadnie na ciebie jak wygłodniały drapieżnik.
Jak sobie z tym poradzić? Rebecca Knight namawia:
- zorientuj się dlaczego nie realizujesz wszystkich punktów z listy „to do”
- z realizmem zarządzaj swoimi i cudzymi oczekiwaniami (np. przełożonych)
- naucz się wybaczać sobie gorsze dni (inaczej zawsze będziesz rozczarowany)
Lista „to do” – krok po kroku
Czujesz poczucie winy? Spróbuj zmienić perspektywę i ocenę sytuacji. Ostatecznie – podkreśla Knight – to my sami narzucamy sobie interpretację wydarzeń.
Możesz zauważyć, że choć nie skreśliłeś wszystkich „tasków”, to zrobiłeś mnóstwo dobrej roboty.
Zamiast pytania „co dzisiaj ukończyłem” zadaj sobie pytanie „w czym dzisiaj uczestniczyłem„. Niewykluczone, że zamiast skupić się na swoich zadaniach, pomagałeś innym lub reagowałeś na polecenia przełożonych.
W wielu korporacjach czy mniejszych firmach, obecne jest mityczne myślenie, że zawsze można zrobić więcej – trzeba tylko włożyć jeszcze trochę wysiłku. W praktyce oznacza to nadgodziny i jeszcze więcej pracy.
Tak, doskonalenie jest możliwe, ale musisz też do niego dążyć. Musisz mieć czas, energię i inne zasoby.
Tworząc listy „to do” trzeba przede wszystkim pamiętać i brać pod uwagę swoje ograniczenia.
W praktyce oznacza to rezygnację ze spraw mniej ważnych. Czyli mówienie „nie” sprawom, które nie są kluczowe dla twoich celów.
Lista „to do” – a może lista „must do”?
„Harvard Business Review” radzi też wziąć pod lupę swoją listę „to do”. Badaj przez 1-2 tygodnie ile zadań wykonałeś, a ilu nie podołałeś.
Zobacz jaką masz średnią. Będziesz wiedział ile realnie możesz każdego dnia wpisać na listę zadań.
Pamiętaj, że zbyt długie listy nie mają szans na realizację. Zbyt długie czyli zazwyczaj powyżej 10 punktów.
Tworząc rano lub wieczorem listę „to do” wybierz 3-4 zadania, które musisz zrobić. Musisz! Na nich się skoncentruj.
Pomyśl tak: powinienem być zadowolonym jeśli skreślę te 3-4 zadania z listy. Nawet jeśli pozostałe 3-4 pozostały nieruszone.
Każdego dnia na liście pozostają te same zadania? Rozważ dlaczego nie radzisz sobie z tym punktem. Jest zbyt duży, źle sformułowany (użyj metody SMART), a może nieważny?
Warto też pamiętać, że na wielu stanowiskach nie ma sposobu, żeby wszystko zamknąć. Zawsze pozostanie coś do zrobienia. Magazyn „Harvard Business Review” nazywa to ciągłym „stanem niedokończenia”.
Na koniec warto też pamiętać, że lista zadań bywa przez wielu ekspertów oceniana, jako przestarzała metoda.
Gary Keller, autor „Jednej rzeczy” radzi spisywać listy „must do”. To zestaw spraw, które musisz zrobić. Ich wykonanie przybliży cię do realizacji twoich wielkich celów – wyznaczonych na ten tydzień, miesiąc czy rok.
