Zasada 80/20 świetnie sprawdza się w różnych dziedzinach życia. Możesz ją również z powodzeniem wykorzystać w pracy lub biznesie. Oto na czym polega.
Pewnie większość osób słyszała o zasadzie Pareto. To właśnie na spostrzeżeniu włoskiego ekonomisty opiera się zasada 80/20.
Pareto zauważył, że 80 procent bogactwa we Włoszech należy do 20 procent mieszkańców tego kraju. Szybko okazało się, że podobna reguła działa w różnych dziedzinach – mniejszość czynników odpowiada za większość efektów.
Zasadę 80/20 sformułował amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran. To do niego należy słynne stwierdzenie oddające sedno zasady.
Juran mówił o „kluczowych nielicznych i błahych licznych” zasobach.
Spis Treści
Zasada 80/20 i jej najważniejsze zasady
Najbardziej wyraziste przykłady występowania zasady 80/20:
- często ok. 80 proc. przychodów przedsiębiorstwa generuje ok. 20 proc. klientów
- praca: 20 proc. czasu poświęcanego pracy generuje 80 proc. efektów
- 20 proc. klientów sprawie 80 proc. kłopotów
Nie chodzi dokładnie o 80 i 20 proc. – liczby mogą być różne. Ważne jest uchwycenie dysproporcji.
Wysiłek, nagrody, wydajność nie rozkładają się równomiernie. Niektóre elementy wnoszą do systemu więcej niż inne.
To prowadzi do kolejnego spostrzeżenia. Proporcje nie muszą sumować się do 100!
Łatwo wyobrazić sobie sytuację w której 20 pracowników z firmy liczącej 100 osób, wykonuje całą pracę (a nie tylko 80 proc. zadań).
Dlatego proporcję mogą wynosi 30 do 70, 35 do 65 lub 20 do 90.
Idźmy dalej wprost do wniosków praktycznych.
Zasada 80/20 – wnioski praktyczne
Zakładamy, że zainwestowanie 100 złotych nie przyniesie zawsze takiego samego efektu. Podobnie 60 minut można spędzić z różnym pożytkiem.
Praktycznym wnioskiem z zasady 80/20 jest np. ten dotyczący zarządzania czasem. 30 minut skupionej pracy na kluczowym dla twojej kariery zadaniu, znaczy o wiele więcej niż 3 godziny odpisywania na błahe maile.
Inny przykład. Więcej skorzystasz – pod względem pracy – mając wśród dobrych znajomych 2 prezesów wielkich spółek akcyjnych niż 10 magazynierów, kierowców czy portierów (choć prywatnie mogą być cudownymi ludźmi).
3 świetnych programistów wniesie więcej do twojej firmy niż 10 przeciętnych lub słabszych.
Trik polega na tym, żeby obserwować gdzie występuje taka dysproporcja, odnaleźć te symboliczne 20 proc. i skoncentrować maksimum energii, czasu, pieniędzy lub innych zasobów na ich wykorzystaniu.
Inaczej mówiąc: zamiast rozpraszać się na niezliczone detale, skup się na kluczowych elementach, które decydują o sukcesie lub porażce.
Do tej koncepcji odwołuje się Gary Keller, autor „Jednej rzeczy”. Radzi, żeby każdego dnia zastanawiać się w pracy (w życiu prywatnym też), jaka jest jedna najważniejsza rzecz, której wykonie sprawi, że reszta będzie łatwiejsza lub niepotrzebna.
Zasada 80 20 – ostrożnie!
Uwaga! Trzeba pamiętać, ze zasada 80/20 jest obserwacją, a nie prawem natury wyrytym w kamieniu. Dlatego nie w każdym przypadku znajdzie zastosowanie.
Pamiętaj również, że koncentracja na kluczowym działaniu nie zastąpi całej pracy, którą musisz wykonać, żeby zamknąć projekt.
Zwolnienie z pracy 70 proc. załogi, która ma słabe lub przeciętne wyniki i pozostawienie 30 proc. najlepszych, nie przełoży się najpewniej na sukces przedsiębiorstwa.
Sensowniej będzie przeznaczyć dodatkowe nagrody dla czołowych pracowników i zbadać, żeby reszta osiągnęła ich poziom.
