Jak zwiększyć efektywność pracy. Dwa magiczne słowa

Jak zwiększyć efektywność pracy swojej i zespołu? Dobra odpowiedź brzmi: poprawiając zarządzanie uwagą. Dzięki temu łatwiej unikniesz rozpraszania się na sprawy błahe.

Zarządzanie uwagą jest kluczem do lepsze produktywności pracy. O naszą uwagę – pracowników i szefów firm – walczy niezliczone portale informacyjne i media społecznościowe.

Nigdy w przeszłości ludzie nie mieli dostępu do tak dużej wiedzy. Wiedzy dostępnej dosłownie na wyciągnięcie palca.

Nigdy wcześniej nie byli też zalewani równie wielką falą „informacji” i sygnałów bez większego znaczenia.

Zamiast realizować plan i robić ważne rzeczy, wielu z nas tylko reaguje na bodźce: telefon, mejle czy cokolwiek pojawi się w polu naszej uwagi.

Jak wytrenować „mięsień uwagi” i nie dać się rozproszyć, podpowiada Maura Thomas – międzynarodowa ekspertka ds. produktywności (w artykule na stronie Business Harvard Review).

Jak zwiększyć efektywność pracy

Maura Thomas pracuje z indywidualnymi osobami oraz z wielkimi firmami. Dzięki zebranej wiedzy przygotowała strategię skutecznego zarządzania uwagą.

Jeśli chcesz kontrolować swoje życie, musisz kontrolować, to na co zwracasz swoją uwagę – stwierdza Thomas.

Gra jest warta świeczki. Dzięki temu twoja produktywność będzie stale na wyższym poziomie, a stres mniejszy.

Zarządzanie uwagą to praktyka kontrolowania rozproszenia uwagi. 

Bycia obecnym w danym momencie, znajdowania „flow” i maksymalizacji koncentracji, abyś mógł uwolnić swój geniusz. Chodzi o celowość zamiast reagowania – podkreśla Maura Thomas.

Musisz potrafić rozpoznać, kiedy twoja uwaga jest skradziona i skoncentrować ją ponownie na wybranych przez ciebie czynnościach.

Aby to osiągnąć, Thomas proponuje strategię opartą na czterech filarach.

Jak zwiększyć produktywność pracowników i swoją

Pierwsze dwa filary dotyczą kontrolowania otoczenia.

1. Kontroluj technologię – to ona ma służyć tobie, a nie ty jej! Pamiętaj, że mejle, a przede wszystkim powiadomienia „push” zostały celowo zaprojektowane, żeby zabierać twoją uwagę. Dlatego ucz się rezerwować czas na pracę z pełną koncentracją, z wyłączonymi powiadomieniami oraz telefonem poza zasięgiem wzroku.

Skupienie na pracy jest możliwe. Potrzeba trochę wprawy, nabrania dobrych nawyków, użycia takich sprawdzonych metod, jak np. techniki Pomodoro.

2. Kontroluj otoczenie – wyznacz w pracy granice. Załóż słuchawki jeśli rozpraszają cię pogawędki kolegów i koleżanek lub gwar w otwartej przestrzeni biurowej. Jeśli możesz, to wywieść kartę na drzwiach, żeby nikt ci nie przeszkadzał.

W skrajnych przypadkach ustal ze współpracownikami w jakich godzinach każdy ma prawo do skupionej pracy – bez narad i zagadywania. Być może najlepiej będzie wybrać jeden dzień tygodnia bez rozpraszania.

Koncentracja wewnętrzna – jak poprawić efektywność

Dwa pozostałe filary, to kontrola naszych czynników wewnętrznych.

Niestety, jesteśmy wytresowani, żeby się rozpraszać – myśleć co chwilę o tych wszystkich zdjęciach czekających na obejrzenie na Instagramie, nowych wiadomościach na portalach, rzeczach do sprawdzenia…

Dlatego samokontrola nie jest łatwym zadaniem.

3. Trenuj jednozadaniowość – skończ z multitaskingiem, który generuje większy stres, a zmniejsza efekty pracy. Maura Thomas proponuje:

• otwórz tylko jedno okno na ekranie komputera
• poświęć całą uwagę jednemu zadaniu, aż do jego ukończenia lub osiągnięcia wyznaczonego punktu zatrzymania
• rób przerwy w ciągu dnia, gdy odchodzisz od komputera
• spróbuj „całkowicie odłączyć” się od urządzeń elektronicznych przez przynajmniej godzinę lub dłużej, tak często, jak to możliwe. Na początek spróbuj przez 15-20, stopniowo dojdź do 60, a nawet 90 minut

4. Kontroluj swoje myśli – Thomas podkreśla, że to być może najtrudniejszy element świadomego zarządzania uwagą. Nasz umysł lubi „błądzić” – wędrować do błahostek, kiedy pracujesz nad ważnymi zadaniami.

Thomas radzi, żeby notować myśli i sprawy do załatwienia, które pojawią się w naszej głowie i spokojnie wrócić z uwagę do zadania.

Pamiętaj jednak, że warto celowo zarezerwować czas na takie „błądzenie” – twój mózg odpocznie, a ty będziesz bardziej kreatywny w pracy.

Dzięki umiejętnemu zarządzaniu uwagą będziesz bardziej produktywny – wyjdziesz poza zwykłe wykreślanie punktów z listy „to do” i skierujesz się ku realizacji znaczących zadań.

Jak zapewnia Maura Thomas, odzyskasz kontrole nad swoim czasem i priorytetami.