Efektywne zarządzanie czasem, to atut, który pomoże ci sprawniej kierować firmą jednoosobową. Wiesz, jak dobrze organizować swój czas?
O sukcesie w biznesie, jak przypomina Warren Buffett, często przesądza przewaga konkurencyjna. Dobre zarządzanie czasem może być twoim atutem w walce o klientów i miejsce na rynku.
Na czym polega dobra organizacja czasu, która przełoży się na produktywność?
Spis Treści
Efektywne zarządzanie czasem – 4 sekrety
Za chwilę poznasz podstawowe zasady, których zastosowanie przyniesienie ci natychmiastowe korzyści. Są uniwersalne: dobrze posłużą przedsiębiorcy i osobie, która pracuje na etacie w korporacji.
Przejdźmy do sekretów efektywnego zarządzania czasem.
unsplash.com
- Koncentruj się na tym, co przyniesie najwięcej korzyści
Bardzo łatwo tracić czas na działania, które nie przynoszą namacalnych efektów.
Odpisywać na mejle, dzwonić, odbywać naradę po naradzie. To wszystko sprawia, że czas w pracy mija bardzo szybko, ale czy dobrze go zużyłeś?
Inaczej mówiąc: czy dzięki swoim działaniom twój biznes/kariera rozwija się? Rośnie sprzedaż, przybywa klientów, zamykasz ważne projekty?
Dlatego każdego dnia wieczorem pomyśl, co zrobić następnego dnia, żeby wszystko inne było łatwiejsze, albo nawet niepotrzebne.
Takie podejście zagwarantuje, że skupisz się na kluczowych kwestiach. Jeśli np. zarabiasz na sprzedaży bezpośredniej, to wykonaj 50 zamiast 20 telefonów. Zrezygnuj natomiast z cyzelowania treści mejli czy poprawiania strony internetowej.
Nie bądź zajęty, koncentruj się na tym, co przyniesie najwięcej korzyści – na „głębokiej pracy” zamiast powierzchownych zajęciach.
Zamiast zmęczenia w pracy będziesz miał efekty.
2. Częściej mów „nie” niż „tak”
Ta zasada jest konsekwencją pierwszego punktu. Nie możesz koncentrować się na najważniejszych zadaniach jeśli jesteś rozrywany przez błahostki.
Siłą rzeczy bardzo często mówimy „tak” innym osobom, które przychodzą z prośbą o pomoc. Nikt nie chce uchodzić za egoistę. Dobre relacje między współpracownikami to fundament motywacji do pracy.
Ważna sprawa wymaga skupienia, zużycia dużej ilości energii czy zastosowanie techniki Pomodoro.
Nasza naturalna skłonność do prokrastynacji oraz wielozadaniowości (multitasking) prowadzi do tego, że raczej wybierzemy przeglądanie e-maili niż przygotowanie solidnego biznesplanu.
Sekret polega na tym, żeby maksymalnie dużo czasu przeznaczyć na najważniejszą sprawę/sprawy, a reszcie mówić „nie” (grzecznie).
Oczywiście, musisz zachować rozsądek – przeznacz kawałek dnia na e-maile i pozostałe kwestie administracyjne. Sęk w tym, żebyś to ty nimi rządził, a nie one tobą.
Efektywne zarządzanie czasem pracy – rachunek sumienia
3. Sprawdzaj, regularnie, jakie efekty dają twoje działania
Na koniec każdego dnia poświęć 5-10 minut na ocenę swojej efektywności.
Traciłeś czas, czy rzeczywiście skupiałeś się na tej jednej ważnej sprawie, która wszystko uczyni łatwiejszym lub nawet niepotrzebnym?
Notuj spostrzeżenia na gorąco. Nie ma co ufać pamięci, która jest zawodna i lubi płatać figle.
Niech taki wieczorny rachunek sumienia stanie się twoim dobrym nawykiem.
Sprawdzaj, regularnie, jakie efekty dają twoje działania. Jeśli trzeba rób korektę kursu.
4. Rób plan na dzień, tydzień, miesiąc, rok
To wymaga nieco więcej pracy i trzeba ją wykonać jak najszybciej.
Zapisz jakie masz roczne cele. Na liście umieść nie więcej niż 3 punkty dotyczące życia biznesowego i prywatnego.
Kolejny krok, to cele miesięczne. Wybierz kolejny miesiąc i ponownie wpisz numery 1,2,3 dla swojej firmy i celów osobistych.
Potem masz cele tygodniowe. Jak się już pewnie domyślasz, dzielisz stronę na cztery części, po jednej na każdy tydzień. Każdy tydzień to 3 cele.
Przestrzegaj następujących reguł – cel musi być:
- zapisany jako konkretne, mierzalne działanie
- to działanie musi mieć termin realizacji
- znajdować się w zasięgu twoich możliwości, tzn. masz na niego wpływ
Wreszcie cele powinny być zapisane, tak, żeby nieuprzedzony obserwator łatwo zorientował się co i kiedy chcesz zrobić.
